1. juli 2018 trådte EU sin nye personvernforordning (GDPR) i kraft i Norge. Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss i Bærum kommune. Vi skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du som registrert elev eller foresatt har i våre systemer. Ønsker du generell informasjon om behandling av personopplysninger i Bærum kommune, se våre nettsider.
Bærum kommune har gjennom sin satsing på nettbrett i programmet Digital skolehverdag fått en stadig voksende portefølje av apper og systemer som brukes i bærumsskolen. Ved bruk av en del av disse systemene medfølger det også at personopplysninger må behandles for å kunne benytte tjenestene som tilbys. Før en app eller et system tas i bruk skal appen eller systemet risikovurderes fra et teknisk og organisatorisk perspektiv så vel som fra et personvernperspektiv. I tillegg skal databehandleravtale inngås med leverandører som regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen.
Bærum kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver i bærumsskolen. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Behandlingene dokumenteres i en protokoll over behandlingsaktiviteter. Dersom Bærum kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene, hva som er formålet med behandlingen og du må gi ditt eksplisitte samtykke. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake.
De fleste behandlinger av personopplysninger i bærumsskolen er hjemlet i lov for å kunne levere kommunale tjenester. Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. I tilfeller der eksterne behandler personopplysninger på vegne av kommunen, reguleres behandlingen av en databehandleravtale inngått mellom kommunen og leverandøren.
Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Privacy Shield.
I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne. Det kan for eksempel være Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) eller Feide (nasjonal løsning for trygg innlogging i utdanning og forskning). Se for øvrig punkt 5.vedrørende databehandleravtale når dine personopplysninger utleveres til eksterne leverandører.
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke vil bli slettet hvis ditt samtykke slettes eller formålet med behandlingen er oppnådd.
Den som til enhver tid besitter stillingen kommunalsjef for Oppvekst skole er behandlingsansvarlig. Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ved forespørsel om innsyn ta kontakt med din lokale skole eller kommunens personvernombud.
Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv, kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Hvis du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.
Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din, er det vi som har bevisbyrde for at henvendelsen fra deg er grunnløs eller overdreven.
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Bærum kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.
Personvernombudet kan kontaktes på epost eller via telefon 67 50 40 50.
Brev kan sendes til:
Personvernombudet
Anette Engum
Bærum kommune
Postboks 700
1304 Sandvika