I juli 2018 fikk Norge en ny personopplysningslov. Loven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR - General Data Protection Regulation). Forordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land.
Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss i Bærum kommune. Vi skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter barn i barnehage eller foresatte har i våre systemer.
Ønsker du generell informasjon om behandling av personopplysninger i Bærum kommune, se våre nettsider: https://www.baerum.kommune.no/personvern/.
Bærum kommune har gjennom sin satsing på digitale løsninger anskaffet en moderne løsning BærumBarn som effektiviserer administrasjonsprosessen ved inntak og oppsigelse, gir bedre muligheter for rapportering og innhenting av relevant dokumentasjon, samt en løsning for samhandling mellom barnehage og hjem som er brukervennlig, ivaretar personvernet på en god måte, er lett tilgjengelig og som eliminerer bruk av papir/brev, telefon som igjen sikrer bedre kommunikasjon og oppfølging.
Ved bruk av digitale løsninger medfølger det også at personopplysninger må behandles for å kunne benytte tjenestene som tilbys. Før en app eller et system tas i bruk skal appen eller systemet risiko vurderes fra et teknisk og organisatorisk perspektiv så vel som fra et personvernperspektiv.
I tillegg skal databehandleravtale inngås med leverandører som regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen.
Bærum kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester i barnehagen, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Behandlingene dokumenteres i en protokoll over behandlingsaktiviteter.
Dersom Bærum kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene, hva som er formålet med behandlingen og du må gi ditt eksplisitte samtykke.
Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake.
De fleste behandlinger av personopplysninger i barnehagen er hjemlet i lov for å kunne levere kommunale tjenester. Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret eller Skatteetaten.
Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.
Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Fornavn, etternavn, fødselsnummer, fødselsdato, adresse, telefon, morsmålsopplysninger, barnehagetilhørighet, gruppe, relasjon til barn, fakturainformasjon, informasjon om betalingsmoderasjon.
Fornavn, etternavn, fødselsnummer, fødselsdato, adresse, telefon, e-post, morsmålsopplysninger, barnehagetilhørighet, gruppe, relasjon til barn, allergier, vaksinasjoner, kommunikasjon, fritekst i meldinger barnehage/hjem, fravær, kalenderoppføringer, bilder, foreldersamtaleskjemaer og informasjon om hendelser og arrangementer.
Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/personopplysninger/
Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via søknadsskjema på nettsiden vår eller via BærumBarn foreldreapp. Opplysninger du fyller inn i, lagres elektronisk i BærumBarn. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.
Vi henter også inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret eller Skatteetaten.
Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder.
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre.
Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene.
Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. I tilfeller der eksterne behandler personopplysninger på vegne av kommunen, reguleres behandlingen av en databehandleravtale inngått mellom kommunen og leverandøren.
Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS, for BærumBarn lagres dataene i Tyskland og Norge.
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
I BærumBarn Cockpit administrasjonsløsning oppbevares personopplysninger om barnet og foresatte så lenge kommunen benytter løsningen.
Alle arkivverdige opplysninger (søknad om barnehageplass, plassering i barnehage, tilbud om barnehageplass, oppsigelser og tidsperiode) integreres til kommunens arkivsystem Websak.
I BærumBarn samhandlingsapp (BB team, BB foreldreapp) mister alle ansatte tilgang til personopplysningene om barnet umiddelbart etter sluttdato i barnehagen. Foreldre har tilgang til opplysningene i BB foreldreapp i to måneder etter sluttdato i barnehagen, etter dette slettes alt fra systemet.
Den som til enhver tid besitter stillingen kommunalsjef for Oppvekst Barnehage er behandlingsansvarlig. Kommunedirektøren i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.
Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ved forespørsel om innsyn ta kontakt med Innbyggertjenester tlf. 67 50 40 50.
Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv, kan du kreve at vi korrigerer informasjonen.
I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Hvis du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn.
Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.
Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din, er det vi som har bevisbyrde for at henvendelsen fra deg er grunnløs eller overdreven.
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten.
Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Bærum kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.
Personvernombudet kan kontaktes på epost anette.engum@baerum.kommune.no eller via telefon 67 50 40 50.
Brev kan sendes til: Personvernombudet Anette Engum Bærum kommune Postboks 700 1304 Sandvika