Kontrollutvalget

§ 1 Valg og sammensetning

Kontrollutvalget er opprettet av kommunestyret med hjemmel i kommuneloven § 23-1 og velges for fire år.

Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret velger, i sitt konstituerende møte, medlemmene og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer.

Lederen kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles.

Utelukket fra valg til kontrollutvalget er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlemmer og varamedlemmer av folkevalgt organ med beslutningsmyndighet, samt medlemmer og varamedlemmer av kommunestyrekomité.

Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret er likevel valgbare. Utelukket fra valg til kontrollutvalget er videre ansatte i kommunen, personer som har en ledende stilling, eller som er medlem eller varamedlem av styret eller bedriftsforsamlingen, i et selskap som kommunen har eierinteresser i, eller personer som har en ledende stilling, eller som er medlem eller varamedlem av styret i et interkommunalt politisk råd eller et kommunalt oppgavefellesskap.

§ 2 Kontrollutvalgets myndighet og ansvarsområde

Kontrollutvalget forestår det løpende tilsynet og kontroll med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. kommuneloven kapittel 23. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer.

Kontrollutvalget rapporterer resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den være forelagt kommunedirektøren til uttalelse.

Kontrollutvalget skal legge frem årlige rapporter om sin virksomhet for kommunestyret.

§ 3 Årsregnskap

Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.

§ 4 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske 
vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens virksomhet og virksomheten i kommunens selskaper, jf. kommuneloven § 23-3. Planen skal vedtas av kommunestyret selv. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse.

§ 5 Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført og om resultatene av disse.

§ 6 Budsjett for kontroll og tilsyn

Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret.

§ 7 Saksbehandling

Kontrollutvalgets leder sørger for innkalling til kontrollutvalgets møter. Møteinnkalling gjøres kjent for utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig revisor i samsvar med gjeldende regler for dette, jf. reglementets del 1.

Kommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert.

Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.

§ 8 Sekretariat

Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget får sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov, jf. kommuneloven § 23-7.

Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av dem som utfører revisjon for kommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til ansatte i kommunen som har andre arbeidsoppgaver enn å være sekretær for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget er direkte underlagt kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir.

Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.

§ 9 Høringer

§ 9-1 Virkeområde og formål

Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der en mottar muntlige forklaringer fra personer som er anmodet om å møte for å få belyst en spesiell sak eller et saksområde. Høring er et virkemiddel som kun skal benyttes hvis det ikke er mulig å innhente nærmere informasjon i en sak ved bruk av ordinære virkemidler.

Formålet med bestemmelsene er å sikre kontrollutvalgets og kommunestyrets informasjonsbehov i kontrollsaker, samtidig som hensynet til de innkaltes rettssikkerhet ivaretas.

§ 9-2 Forberedelse av høring

Kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at det skal avholdes høring i en kontrollsak, og hvem som skal kalles inn for å møte. Høringen skal være åpen, med mindre den skal eller kan lukkes med hjemmel i kommuneloven § 11-5.

Kontrollutvalget må klart definere formålet med høringen og hva utvalget forventer å oppnå. I tillegg bør utvalget ha en forventning om hvilken lærdom som kan trekkes ut av høringen kontra bruk av andre virkemidler.

Før høringen gjennomfører kontrollutvalget minst ett særskilt saksforberedende møte. Utvalget bør gjennomgå de problemstillinger som ønskes belyst, med sikte på å gjøre utspørringen mest mulig effektiv. Utvalget må også ta stilling til hvor mye bakgrunnsinformasjon som er nødvendig å innhente for gjennomføringen. Videre bør det fastsettes en fremdriftsplan for høringen. Under det saksforberedende møtet beslutter utvalget hvem som skal velges som hovedutspørrer under høringen. Utvalget kan i tillegg til hovedutspørrer også velge flere utspørrere blant utvalgets medlemmer. Valget av hovedutspørrere bør skje ut fra hensynet til å få saken allsidig belyst.

§ 9-3 Den innkaltes/invitertes stilling

Kommunedirektøren har møteplikt ved innkalling til høring. Andre ansatte i kommunen møter frivilling, og avgjør selv om de vil besvare utvalgets spørsmål. Når ansatte inviteres for å møte til høring, skal kommunedirektøren varsles, og gis adgang til å være til stede. Spørsmål stilles direkte til den inviterte, men kommunedirektøren skal gis adgang til å supplere forklaringen om ønskelig. Den innkalte/inviterte plikter ikke å uttale seg dersom opplysningen kan få negative følger for vedkommende.

Eksterne aktører kan inviteres til å møte til høring for å gi opplysninger.

Medlemmer av kommunens folkevalgte organer kan verken innkalles eller inviteres til høringen.

Den som innkalles/inviteres til å møte til høring, skal varsles i så god tid som mulig. Innkallingen/invitasjonen skal angi den eller de saker kontrollutvalget ønsker forklaring om. Kopi av dette reglement skal vedlegges. Det skal videre opplyses om høringen skal være åpen, og at det skal tas referat. De som møter skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter med mindre regler om unntak fra offentlighet/taushetsplikt tilsier annet.

Dersom et spørsmål ikke kan besvares uten å røpe opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt, bør den innkalte/inviterte gjøre kontrollutvalget oppmerksom på dette.

Den innkalte/inviterte kan anmode kontrollutvalget om å få avgi forklaring helt eller delvis for lukkede dører. Dersom det fremsettes slik anmodning, skal kontrollutvalget avbryte høringen, og behandle spørsmålet i lukket møte.

Den innkalte/inviterte skal ha adgang til å medbringe en bisitter. Den innkalte/inviterte har rett til å konferere med sin bisitter før svar avgis. Dersom møteleder gir adgang til dette, kan bisitteren supplere forklaringen. Dersom bisitter krever honorar må dekning av disse utgiftene avklares på forhånd.

§ 9-4 Gjennomføringen av høringen

Kontrollutvalgets leder skal innledningsvis orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Lederen påser at spørsmålene holder seg innenfor det tema som er angitt, og at den innkaltes/invitertes rettssikkerhet ivaretas. Før kontrollutvalget starter sin utspørring, skal den innkalte/inviterte gis inntil 10 minutter til å gi sin versjon av saken. Lederen kan utvide den innkaltes/invitertes taletid i den grad det anses nødvendig for sakens opplysning.

Høringen innledes med at valgt hovedutspørrer stiller sine spørsmål. Deretter får kontrollutvalgets øvrige medlemmer ordet til spørsmål i den rekkefølge de ber om dette. Etter at utspørringen er over, skal den innkalte/inviterte gis mulighet til å gi en sluttkommentar.

Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Medlemmene skal heller ikke kommentere de svar som avgis, annet enn der dette inngår som en naturlig del av et oppfølgingsspørsmål. Upassende eller fornærmelig atferd eller spørsmål er ikke tillatt. Dette skal påtales av møteleder.

Et medlem av kontrollutvalget kan kreve at høringen avbrytes for at kontrollutvalget skal behandle den videre fremdrift, herunder forslag om at høringen skal avsluttes eller fortsette for lukkede dører. Kontrollutvalget kan bare motta taushetspliktbelagte opplysninger for lukkede dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger underlagt lov- eller instruksfestet taushetsplikt.

§ 9-5 Etterarbeid

Kontrollutvalget skal utarbeide rapport fra høringen. Kommunedirektøren skal gis anledning til å uttale seg til rapporten. Kommunedirektørens uttalelse skal vedlegges rapporten. Rapporten oversendes kommunestyret for sluttbehandling, med innstilling fra kontrollutvalget, eventuelt som del av en forvaltningsrevisjonsrapport.

Arbeiderpartiet

• Kjell Maartman-Moe - leder i utvalget

Høyre

• Hilde Solberg Øydne - nestleder i utvalget

Venstre

• Borghild Tenden - utvalgsmedlem

Fremskrittspartiet

• Monika Strand - utvalgsmedlem

Kristelig Folkeparti

• Kaare Granheim - utvalgsmedlem