7. Organisasjon, styring og utvikling

Formannskapet har det politiske ansvaret for programområdene Administrasjon inkludert DigIT og de internfinansierte eiendomsområdene. Samarbeidsutvalget har et særskilt ansvar for oppfølging av arbeidsgiverpolitikken.

Området Organisasjon, styring og utvikling (OSU) omfatter kommunens fellesadministrative tjenester, herunder Økonomi og virksomhetsstyring, HR og service, Eiendom og Digitalisering og IT (DigIT). I tillegg kommer Strategi og utvikling som bidrar til organisasjonsutvikling, og støtte til plan- og strategiutvikling. Klimaklok-sekretariatet er en del av Strategi og utvikling.

Fordeling av bruttobudsjett på de ulike utgiftskategoriene

Figurene under viser fordeling av brutto driftsutgifter på OSU. Området skal yte tjenester til alle kommunens virksomheter og sørge for at tjenestene kan konsentrere seg om sine primæroppgaver. Av den grunn har området både kostnader knyttet til drift av egne enheter (interne organisatoriske kostnader) og sentralt posterte felleskommunale kostnader som FDV (forvaltning, drift og vedlikehold), felleslisenser og serviceavtaler for felles IKT-systemer.

Figur 7.1: Brutto driftsutgifter 2019 fordelt på
områdene under OSU (tall i mill. kroner)

Figur 7.2: Brutto driftsutgifter 2019 fordelt på interne
og sentralt posterte kostnader (tall i mill. kroner)

7.1 Bærum 2024 – omstilling, prioritering og gjennomføring

Organisasjon, styring og utvikling (OSU) skal understøtte tjenestene i øvrige sektorer for å nå ambisjoner og mål slik dette fremkommer av strategiske og styrende dokumenter, slik som kommuneplanen. Bærum kommune, både som samfunn og som organisasjon, preges av store utviklingsprosjekter. OSU skal levere effektive tjenester for å understøtte daglig drift i organisasjonen, samtidig som prioritering av utviklingsressurser er avgjørende for at tjenestene skal settes i stand til å møte morgendagens forventninger. Strategisk samarbeid med næringsliv og akademia som aktører i denne utviklingen, står sentralt i Bærum kommune.

7.2 Effektiv administrasjon

En stor kommune må tilpasse seg samfunnets utvikling og innbyggernes behov. Utviklingen av fremtidens tjenester legger sterke føringer for hvordan de administrative støttetjenestene skal operere. Det må arbeides kontinuerlig med å effektivisere og automatisere støttetjenestene til ansatte og innbyggere. I dette er tjenestedesign og digitalisering sentrale verktøy. Videre må bygninger være fremtidsrettede og fleksible for å legge til rette for fremtidens tjenesteyting og samfunnsutvikling i lokalsamfunnet.

For utdyping henvises det til fjorårets handlingsprogram. Hovedfokus for å utvikle en fremtidig, effektiv administrasjon er følgende:

Digitalisering og automatisering

Digitalisering er kritisk for å lykkes med effektiviseringen av de administrative prosessene. Det er ønskelig å standardisere og etablere beste praksis for å kunne automatisere arbeidsprosessene. Dette vil føre til bedre og raskere leveranser og tjenester for ledere, medarbeidere og innbyggere.

Fellestjenester

Organisasjon, styring og utvikling har ansvar for mange av kommunens fellestjenester. Disse tjenestene skal være brukertilpasset, med oversiktlige og standardiserte prosesser, tydelig prosesseieransvar og enkel tilgang til informasjon og data. På denne måten sikrer vi at de administrative støttetjenestene er tilpasset organisasjonens behov nå og i fremtiden.

Omstilling 2024

Omstilling med kvalitet og bærekraft handler om å utvikle, forbedre eller endre kommunens tjenestetilbud gjennom tilpasning av kommunens drift etter gjeldene rammer og tilgjengelige ressurser. OSU skal både understøtte tjenestenes utvikling av fremtidens tjenester, samtidig som de administrative støttetjenestene skal leveres effektivt, digitalt og fremtidsrettet. Formålsbyggene våre skal være energieffektive, tilrettelegges for sambruk på tvers av tjenestene og ikke minst være godt rustet for digital utvikling av tjenestene. Styringssystemer som gir tilgang til god styringsinformasjon og entydig grunndata, skal bidra til effektiv og fremtidsrettet utvikling. OSU skal videre bidra med analyse, lederstøtte og prosjektledelse inn i kommunens virksomhetsovergripende omstillingsarbeid.

Det er nødvendig å korrigere kommunens planer for investering og utbygging slik at investeringsvolumet totalt sett reduseres med 15 prosent frem til 2040, for å møte en fremtid med trangere økonomiske rammer for Bærum kommune. Arealeffektivisering, samlokalisering og sambruk er sentrale stikkord for å redusere det totale arealbehovet til kommunal tjenesteyting, i tillegg til tjenesteinnovasjon. Arealeffektivisering vil kreve ytterligere standardisering av både interne samhandlingsprosesser og rom- og byggeprogram. Samlokalisering og større grad av sambruk mellom kommunale tjenester må gjøres på tvers av kommunens tjenester, og vil utfordre eksisterende måter å tenke og yte tjenester på. For eksempel er det mange kommunale tjenester som har møteplass som fellesnevner, dette gjelder både seniorsentre, skoler, bibliotek og helsestasjoner. Det er også mulig å redusere kommunens investeringsnivå knyttet til arealbehov gjennom å etablere midlertidige løsninger og/eller løsninger med kortere levetid (20 år) enn normalt for nybygg (50 år).

Kommersiell tenkning rundt arealutvikling innenfor kommunale rammer, vil gi planskapte verdier, og kan bidra både til økte inntekter og redusert behov for investering med tilhørende driftsutgifter.

Bærum i regionen

Bærum kommune skal være en konstruktiv pådriver for regionalt samarbeid med mål om å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling. Det innebærer at kommunen skal delta i relevante prosesser, arenaer og nettverk som bidrar til ønsket samfunnsutvikling og gir merverdi for kommunesamfunnet og regionen. Kommunens regionale engasjement skal ta utgangspunkt i vedtatte satsingsområder innenfor blant annet FNs bærekraftsmål, innovasjon, næringsutvikling, klima, helse, videregående opplæring og samferdsel.

For å realisere ambisjonen vil kommunen videreutvikle nærregionsamarbeidet med Asker, Drammen, Oslo og andre nærliggende kommuner i handlingsprogramperioden. Gjennom interkommunalt politisk råd for Asker og Bærum ønsker kommunen et særlig sterkt samarbeid med Asker, samtidig som at rådet vil fungere som en viktig arena for et formalisert partnerskap og dialog med Viken fylkeskommune.

Videre skal Bærum gjennom sin tyngde, posisjon og vertskapsrolle bidra til å målbære regionale interesser og behov opp mot regionale og nasjonale myndigheter. DigiViken og arbeidet med E18 i Oslopakke 3 er to eksempler på regionalt samarbeid hvor Bærum har påtatt seg et særlig ansvar for å bidra til å realisere prosjekter som skaper lokal og regional merverdi.

Samarbeid med næringsliv og akademia

For å svare på samfunnsutfordringene i årene som kommer er kommunen avhengig av oppdatert kompetanse, teknologi og løsninger. Ved å samarbeide tett med næringsliv og forskningsinstitusjoner skaper kommunen vinnvinn-situasjoner. Kommunen får tilgang til forskningsbaserte, oppdaterte og fremtidsrettede løsninger, samtidig som samarbeidspartnerne våre kan utvikle produkter og utøve forskning som besvarer konkrete samfunnsbehov.

Kommuneorganisasjonen er en stor virksomhet målt både i omsetning og ansatte. Kommunen bidrar til bærekraftig verdiskapning. Dette gjøres ved å satse på aktører som går i front for en bærekraftig samfunnsutvikling og ved å ha et bevisst forhold til strategiske partnerskap, til egen investerings- og innkjøpsmakt, og vilje til å ta i bruk nye løsninger.

Bærum kommune har et kompetent og variert næringsliv som gir gode forutsetninger for å lykkes med en bærekraftig samfunnsutvikling. Gjennom Strategisk næringsplan 2024 og oppfølgingen av denne skal kommunen videreføre samarbeidet med SmartCity Bærum, utvikle partnerskapsavtale med Bærum Næringsråd og følge opp den etablerte partneravtalen med Energy Valley.

Gjennom samarbeidsavtalene med VID vitenskapelige høgskole og Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) jobber Bærum i langsiktige og forpliktende samarbeid om kunnskapsutvikling, kompetansebygging, forskning, innovasjon og tjenesteutvikling. Som del av samarbeidsavtalene er det opprettet offentlige doktorgradsstillinger i samarbeid med NTNU, og det arbeides med å lokalisere et nytt utdanningstilbud for sykepleie og vernepleie i Kunnskapssenteret i Sandvika i samarbeid med VID. Bærum samarbeider også med andre universiteter, høyskoler og institutter om konkrete forskningsprosjekter – alle med bevilgning fra Forskningsrådet.

7.3 Strategisk ledelse og virksomhetsstyring

Dette området ivaretar funksjoner som støtter den overordnede ledelsen og virksomhetsstyringen av helekommunen, i tillegg til å levere fellestjenester og utviklingsprosjekter på tvers av hele kommunen. Det handler om kommunens administrasjon og medarbeidere, samt å legge til rette for den langsiktige utviklingen av kommunen som samfunnsutvikler og tjenesteleverandør.

Nøkkeltall for Organisasjon, styring og utvikling

For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder presenteres utvalgte måltall. Dette er tall for langsiktig utvikling som oppdateres årlig, og som kan revideres dersom det oppstår endringer i langsiktige mål og strategier.

Når det gjelder administrasjon, har kommunedirektøren sett på utviklingen av følgende måltall:

Tabell 7.1: Langsiktige nøkkeltall for administrasjonen

Nedenfor kommenteres kun de viktigste trendene i tjenesteområdets langsiktige måltall.

• Utgifter til Administrasjon påvirkes av flere faktorer, blant annet organisering (selskapsdannelser) og regnskapspraksis (i hvilken grad fellesfunksjoner henføres til tjenesteområdene). Sammenlignet med tallene i 2014 har Bærum kommune hatt lavere driftsutgifter til administrasjon per innbygger. Økningen fra 2018 til 2019 knytter seg i hovedsak til økt digitalisering, herunder økt IKT-innkjøp. I tillegg er det noe økning som knyttes til at en større andel utgifter til hovedtillitsvalgte og felles tjenester ble regnskapsført på KOSTRA-funksjonen til administrasjonen.
• Sykefraværet har i flere år hatt en positiv trend, og den positive trenden fortsetter i 2019.
• Andel i deltidsstillinger (80 prosent eller mindre) har ligget stabilt de siste årene.

7.3.1 Endringer drift

Tabell 7.2: Netto driftsbudsjett Strategisk ledelse og virksomhetsstyring

7.3.1.1 Mer-/mindrebehov – interne organisatoriske kostnader

Tabell 7.3: Merbehov for Strategisk ledelse og virksomhetsstyring – interne organisatoriske kostnader

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 1

Det har kommet nye oppgaver og forventninger til HR tilknyttet blant annet arbeidstidsordninger, heltidskultur og internkontroll av arbeidstid. Økt digitalisering av prosesser i kommunen krever også økt digital kompetanse i enheten. Kartlagt merbehov tilsvarer økt bemanning på 3,5 årsverk. For å sikre god tjenesteleveranse i en overgangsfase, og mens tjenesten omstiller seg til de nye oppgavene, foreslås det at rammen styrkes med 3,0 millioner kroner i 2021.

Annet – nr. 2

Det er inngått en partnerskapsavtale mellom Energy Valley og Bærum Næringsråd for felles innsats for å realisere ambisjonene i Bærums strategiske næringsplan. Avtalen innebærer et treårig bidrag til næringslivsorganisasjonen på 1,5 millioner kroner per år fra 2020. Primært fokus er å etablere et innovasjonsmiljø for oppstartsbedrifter innen energiteknologi, noe som samsvarer godt med tiltak i næringsplanen.

7.3.1.2 Kostnadsreduserende tiltak – interne organisatoriske kostnader

Tabell 7.4: Kostnadsreduserende tiltak Strategisk ledelse og virksomhetsstyring – interne organisatoriske kostnader

Effektivisering, inkludert digitalisering – nr. 3

Effektiv og standardisert prosess for innkjøp-til-betaling med god internkontroll og utnyttelse av automatiseringsmuligheter. Effektiviseringen skjer ved økt grad av automatisering, høyere match-prosent og økt bruk av e-handelsløsningen. Det forventes en effekt fra 2023. Det forventes en reduksjon med ett årsverk i Regnskapsenheten.

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 4

I HP 2020─2023 ble det bevilget 11,1 millioner kroner til kommunedirektørens innsatsområder. Etter en gjennomgang av tiltakene og i lys av økonomisituasjonen i kommunen foreslår kommunedirektøren å gjennomføre enkelte av tiltakene ved å omdisponere allerede eksisterende ressurser. For området Strategisk ledelse og virksomhetsstyring tilsvarer dette en kostnadsreduksjon på 2,4 mill. kr.

Ressurser og kompetanse – nr. 5

Tiltaket er todelt og går ut på at ledige stillinger i Økonomi- og virksomhetsstyring og Kommunikasjonsenheten ikke erstattes, og at oppgavene løses ved å omdisponere eksisterende ressurser. I tillegg vil medarbeidere i Kommunikasjonsenheten i perioder være tilknyttet prosjekter med blant annet ekstern finansiering, for å bistå med kommunikasjonskompetanse. Dette dreier seg i stor grad om samfunnsutviklingsprosjekter.

7.3.1.3 Kostnadsreduserende tiltak – sentralt posterte felleskostnader

Tabell 7.5: Kostnadsreduserende tiltak Strategisk ledelse og virksomhetsstyring – sentralt posterte
felleskostnader

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 6 og 7

Klimasekretariatet styrkes ikke (1,1 millioner kroner)

I HP 2020─2023 ble det bevilget 11,1 mill. til kommunedirektørens innsatsområder. Etter en gjennomgang av tiltakene og i lys av økonomisituasjonen i kommunen foreslår kommunedirektøren å gjennomføre enkelte av tiltakene ved å omdisponere allerede eksisterende ressurser. For området Sentralt posterte felleskostnader under Strategisk ledelse og virksomhetsstyring foreslås det at Klimasekretariatet ikke styrkes (tilsvarende 1,1 mill.).

Avvikle felles tiltak for ansatte (0,4 millioner kroner)

Det er i dag avsatt midler i HR-enheten for noen felles arrangementer som 25- og 40-års jubilantfest, pensjonistfest, kommunerevy og kommunekor. Det foreslås at tiltakene avvikles.

Effektivisering, inkludert digitalisering (felles for hele kommunen) – nr. 8

Effektiv og standardisert prosess for innkjøp-til-betaling med god internkontroll og utnyttelse av automatiseringsmuligheter. Effektiviseringen skjer ved økt grad av automatisering, høyere match-prosent og økt bruk av e-handelsløsningen. Det nye systemet for innkjøp-til-betaling (Alusta) er et tverrgående system som benyttes av alle tjenestesteder/enheter i BK. Det forventes at tjenesteområdene med stort innkjøpsvolum skal få en reduksjon i ressursbehov tilsvarende 1 mill. i 2021, og som vil øke til 1,3 mill. fra 2022.

7.4 Digitalisering og IT

For å kunne løse utfordringene som kommunen står overfor, må virksomhetene drives på en annen måte enn i dag. Nye teknologier utvikles kontinuerlig og muliggjør endring av arbeidsmåter og arbeidsprosesser som kan resultere i mer brukervennlige tjenester og mer effektiv tjenesteproduksjon. Det samme gjør automatisering av hele eller deler av arbeidsprosesser, som for eksempel saksbehandlingsprosesser. Innbyggernes forventninger til digitalt førstevalg, selvbetjening og proaktive tjenester øker som følge av denne utviklingen. Ikke minst vil digital kompetanse være nødvendig på alle plan i kommunen, både for å se nye muligheter for digitalisering og for å kunne gjennomføre nødvendige endringer av arbeidsmåter og prosesser. For å imøtekomme dette vil digitalisering og digital transformasjon være viktige forutsetninger.

Digitalt førstevalg og digital transformasjon

Digitalt førstevalg er en av kommunens hovedsatsninger som skal bidra til å opprettholde velfungerende tjenester og effektiv tjenesteproduksjon i kommende år. Digitalisering handler i første rekke om å skape en enklere hverdag for ansatte, innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre og mer tilgjengelige tjenester, mer effektiv ressursbruk og å legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet. Digital transformasjon handler om mer enn digitaliseringskomponenter – det handler først og fremst om effektive arbeidsprosesser og fremtidsrettede tjenester. En vellykket digital transformasjon vil kreve både omfattende prosessendringer og kompetanseheving i hele virksomheten. Sammenkobling av tjenestene til innbyggere, næringsliv, foreninger og frivillige står sentralt i Bærum kommunes digitaliseringsstrategi. Det samme gjør Regjeringens nye digitaliseringsstrategi, der det legges stor vekt på at offentlige tjenester skal oppleves sammenhengende og helhetlige av brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Disse sammenkoblingene vil kreve at Bærum kommune må fortsette å jobbe godt på tvers internt og delta aktivt i nasjonale og felles kommunale digitaliseringsprosjekter. Arkitektur og standardisering – fra virksomhetsspesifikk til mer felles nasjonalt Ett Bærum medfører en ny retning hvor man går fra virksomhetsorienterte fagsystemer til en mer helhetlig informasjonsarkitektur. Dette understøtter Regjeringens og KS’ ambisjoner om felles standarder, prinsipper og økt bruk av referansearkitektur for samhandling og informasjonsutveksling. Det er viktig at hele kommunens virksomhet holder tritt med utviklingen for å unngå teknologisk etterslep (teknisk gjeld), både når det gjelder fagsystemer og bruk av nasjonale felleskomponenter og løsninger. Aktiv deltakelse i arbeidet med å etablere en felles samhandlingsarkitektur for kommunal sektor vil være viktig i årene som kommer.

Personvern og informasjonssikkerhet

Personvern og informasjonssikkerhet er en hovedforutsetning for digitalisering i kommunen. Det er også viktig for å sikre tillit hos våre innbyggere og medarbeidere ved implementering av nye digitale løsninger. De siste årene har kommunen lagt mye innsats og ressurser i opplæring og kompetansehevning for kommunens medarbeidere. Det er bestemt at alle 12 000 medarbeidere skal ha opplæring innen personvern og informasjonssikkerhet tilpasset deres behov og arbeidsoppgaver. Det skal sikres at løsninger og systemer tilfredsstiller krav til informasjonssikkerhet og lovverk, og at kommunen har et godt styringssystem for dette. For mer omfattende oversikt og beskrivelse om veien videre, henvises det til den reviderte digitaliseringsstrategien og handlingsplan for digitalisering.

7.4.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

DigIT 2024

DigIT gjennomgår en omfattende omstillingsprosess gjennom tiltaket DigIT 2024. Mandatet som understøtter ambisjonene i Omstilling 2024 handler om å adressere utfordringer tilknyttet digitaliseringsporteføljen og behovet for å gjennomgå og kvalitetssikre organisasjonens driftsmodell, bemanning og kompetanse for fremtidige behov. I tillegg vil tiltaket sikre at ny revidert digitaliseringsstrategi og handlingsplan for digitalisering tar høyde for kommunens endrede behov og ambisjoner tilknyttet digitalisering.

7.4.2 Endringer drift

Tabell 7.6: Netto driftsbudsjett Digitalisering og IT

7.4.2.1 Mer-/mindrebehov – sentralt posterte felleskostnader og FDV

Tabell 7.7: Merbehov Digitalisering og IT – sentralt posterte felleskostnader og FDV

Effektiv og fremtidsrettet drift

For å imøtekomme kommunens behov for effektivisering i årene 2021─2024 er følgende endringer foreslått:

Økt bruk av nasjonale felleskomponenter

I tråd med Bærums strategi om å i større grad ta i bruk nasjonale felleskomponenter og løsninger, foreslås det å flytte den egenproduserte MinSide-løsningen over på den KS-utviklede MinSide-løsningen.

Nivå og omfang av tjenester

For å sikre en formålstjenlig og effektiv levering av digitale tjenester til kommunens virksomhet i årene som kommer, er det viktig å se på omfanget og nivået av tjenester som leveres i dag. For å sikre dette vil det i noen tilfeller bety å endre tjenestetilbudet, og i andre tilfeller nedjustere omfanget eller avvikle tjenester som leveres i dag.

Reforhandling av avtaler

Bærum kommune er i kraft av sin størrelse en stor kunde av IT-produkter og tjenester. Dette vil kunne muliggjøre besparelse i reforhandlinger av avtaler. Et eksempel på dette er den reforhandlede fiberavtalen som gir innsparinger sammenlignet med tidligere inngått avtale. I perioden legges det også opp til at driftsbudsjettet kan reduseres ved lignende grep.

Effektivisering, inkludert digitalisering – nr. 1

MinSide stoppes som tjeneste og erstattes av KS MinSide (2,3 mill. i 2021 og ned til 1,0 mill. årlig fra og med 2022) Årlige kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold av MinSide er beregnet til 2,6 millioner kroner. Beløpet er ikke innvilget i driftsrammen. Kostnaden vil trolig øke noe hvert år og etter hvert som nye tjenester blir innrullert. For å redusere merbehovet, foreslås det å stoppe tjenesten og erstatte den med KS MinSide, med årlig lisenskostnader på 1,0 mill. Lisenser for dagens MinSide kan sies opp med virkning fra 01. juli 2021, det vil derfor påløpe 1,3 mill. i lisenser for 1. halvår i 2021.

Implementering av Office365 (4,3 mill. i 2021 og 2,7 mill. årlig resten av HP-perioden)

Innføring av Office 365 er et viktig element i prosjektet Digital arbeidsglede. Utrullingen ble intensivert i forbindelse med covid-19 for å understøtte digital samhandling og hjemmekontor. Kommunen har tatt i bruk flere elementer i Office 365 som bidrar til å effektivisere samhandling, samskriving og deling av informasjon. Kommunedirektøren foreslår å styrke budsjettrammen til DigIT med 4,3 mill. i 2021 for å dekke utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold av tjenesten. Årlig beløp fra 2022 er på 2,7 mill. fordi kommunen regner med at innføringen av Office 365 vil lønne seg på sikt. Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 2

Økte kostnader for Microsoft lisenser

Kommunens avtale med Microsoft måtte reforhandles innen 15. juni 2020. Avtalen var på 13 millioner kroner for brukerlisenser (kontorstøtte og samhandling). I tillegg har kommunen egne avtaler for datasenteret og databaser. Siden avtalen ble reforhandlet for tre nye år, er det i dag et merbehov for brukerlisenser. Siden forhandlingene i 2017 har behovet og antallet lisenser økt som følge av at flere nå har behov for et høyere lisensnivå enn tidligere, og at kravet til informasjonssikkerhet øker grunnet dagens trusselbilde mot norske storkommuner. Merbehovet knyttes til følgende delelementer:

• Prisøkning grunnet økt dollarkurs (3 mill.)
• Prisøkning grunnet økt pris per lisens (3,5 mill.)
• Prisøkning grunnet flere lisenser (4 mill.)

I tillegg til dette meldes det merbehov på 0,4 mill. for en ny vedlikeholdsavtale for Snow Software, en systemløsning som benyttes til å holde oversikt over hva slags digitalt utstyr brukerne har. Dette vil bidra til å redusere risiko for avvik eller feil (manuelt arbeid) og mangler i selve forvaltningsprosessen.

7.4.2.2 Kostnadsreduserende tiltak – interne organisatoriske kostnader

Tabell 7.8: Kostnadsreduserende tiltak Digitalisering og IT – interne organisatoriske kostnader

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 3

DigIT gjennomgår en omfattende omstillingsprosess gjennom tiltaket DigIT 2024, og det forventes en reduksjon i ressursinnsats tilsvarende ett årsverk i 2021. Tiltaket løses ved å ikke å erstatte naturlig avgang. Videre forventes det en reduksjon i driftsbudsjettet som følge av redusert leasing av biler og reforhandlinger av avtaler.

7.4.2.3 Kostnadsreduserende tiltak – sentralt posterte felleskostnader og FDV

Tabell 7.9: Kostnadsreduserende tiltak Digitalisering og IT – sentralt posterte felleskostnader og FDV

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 4

Det er opprettet et eget åpent WiFi-nettverk i Sandvika. Tjenesten ble politisk vedtatt høsten 2014 og gjennomført i 2015. Tilbudet har likevel vært forholdsvis lite brukt da innbyggerne velger å bruke 4G i stedet. For perioden 01.12.17─31.05.18 var det 912 pålogginger, og i 2019 var det totalt 1 430 pålogginger, noe som gir en snittpris på 1 096 kroner per innlogging. Kommunedirektøren foreslår at tjenestetilbudet avvikles i sin helhet. Det er forutsatt tre måneders oppsigelsestid av avtalen, noe som gir lavere økonomisk effekt i 2021.

Effektivisering og digitalisering – nr. 5

Fiberavtalen med Telenor er reforhandlet og gir en kostnadsreduksjon sammenlignet med tidligere inngått avtale.

7.5 Eiendom

Bærum kommune står overfor en kompleks utfordring når det gjelder eiendomsbehov de nærmeste årene. Vedlikeholdsetterslep, befolkningsvekst og økning i behovet for tjenester til den eldste delen av befolkningen medfører behov for en betydelig, systematisk innsats innen nybygging og vedlikehold/oppgradering av eksisterende bygningsmasse, samt løpende behov for nye tomtearealer. Disse forholdene vil øke presset på kommunens økonomi i vesentlig grad i årene fremover. Nye og etter hvert eksisterende bygg forventes å være funksjonelle, fleksible og klimakloke. Kommunens ambisjon om å benytte skoler og andre lokaler utenom ordinær tjenestetid til andre aktiviteter for nærmiljøet, vil øke driftskostnader og stille nye krav til tilgjengelighet og drift av kommunens bygg, samtidig som at sikkerheten skal ivaretas. Kampen om de beste hodene innen digital bygningsdrift (automasjon) og prosjektfaget blir stadig tøffere, og lønnspresset er betydelig.

Arbeidet med å revidere Eiendomsstrategien forventes ferdigstilt på nyåret 2021. Eiendomsstrategien er Eiendoms rammeverk for å realisere Omstilling 2024. Den setter retning og rammer for langsiktig og helhetlig prioritering, utvikling og styring av Bærum kommunes eiendomsvirksomhet.

Videre setter Eiendomsstrategien mål for å utvikle og ivareta faglig profesjonalitet i kommunens eiendomsvirksomhet, i tillegg til å ivareta en helhetlig og aktiv rolle i samarbeidet om å utvikle og sikre tjenestenes behov.

7.5.1 Langsiktige måltall

For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder, presenteres utvalgte måltall. Dette er tall for langsiktig utvikling som oppdateres årlig, og som kan revideres ut ifra endringer i langsiktige mål og strategier.

For Eiendom er det et spesielt fokus på utviklingen i følgende nøkkeltall:

Tabell 7.10: Langsiktige nøkkeltall for Eiendom

Tabellen over viser at gjennomsnittlig ledighet i omsorgs- og velferdsboligene er 3,0 prosent de siste to årene. Dette er nesten en halvering fra utgangsåret 2017. Ledigheten nærmer seg 3 prosent, som er ansett for å være svært akseptabelt nivå. Reduksjonen kommer som en følge av økt innsats for å sikre mer effektiv forvaltning av omsorgs- og velferdsboligene. Det arbeides med å videreutvikle et konsept for formålsbygg. I konseptet for skoleanlegg i Bærum kommune beskrives for eksempel fremtidens skolebygg som arealeffektive, klimakloke og energigjerrige. Økning i Samlet areal på barnehagelokaler i kvadratmeter per barn og Samlet areal på skolelokaler i kvadratmeter per elev kan knyttes til at man bygger barnehager og skoler som skal kunne ivareta fremtidig økning i barn og elever.

I utgangspunktet er nybygde skoler og barnehager mer arealeffektive enn eksisterende. For barnehagene er det i tillegg en økning som knyttes til at antall barn i enkelte barnehager tilpasses en optimal pedag og bemanning for å holde enhetskostnadene lave. Nye standarder for beboerrom har medført noe økning i areal per bruker på institusjonslokaler. Videre vil det at det etableres fellesarealer til dagaktivitetssenter og sosiale møteplasser sentralt i bygget, medføre et noe høyere areal. Økningen av areal bidrar til mer sosialisering og potensial for fler- og sambruk.

Arbeidet med å ta igjen vedlikeholdsetterslepet startet i 2018, og tallene viser en aktivitetsøkning på 19,8 prosent fra 2018 til 2019.

7.5.2 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Eiendom fortsetter med å styrke gjennomføringskraft, -kapasitet og kompetanse gjennom styrking av ledernivåene og prosessorientering av virksomheten. Nytt arbeidsplasskonsept med aktivitetsbaserte soner bidrar til å øke endringskapasiteten i organisasjonen, øke tverrfaglig samarbeid og kunnskapsdeling. Kvalitetsarbeidet og internkontroll blir viet stor plass i kommende periode. Dette vil gi økt styring og oversikt over forbedringspotensialet i organisasjonen. Det jobbes kontinuerlig med å gjøre alle deler av virksomheten mer kostnadseffektiv.

Arbeidet med standardiserte konsepter for formålsbygg som skoler og barnehager, vil bidra til å redusere både investeringskostnader og kostnader til etterfølgende forvaltning, drift og vedlikehold, samtidig som at brukerne er sikret gode og gjennomtenkte bygg. Det legges vekt på gjenbruk og sirkulær økonomi ved å bygge med gjenbrukbare materialer.

Arbeidet med å redusere energiforbruket fortsetter gjennom installasjon av energiproduserende og energibesparende anlegg som solcellepanel og varmepumper. Installasjon av styringssystemer i form av SDanlegg i flere bygg, nytt toppsystem og elektronisk avlesning av vannmålere, vil bidra til ytterligere reduksjon. I tillegg jobbes det med å skape incentiver til redusert forbruk hos brukere og leietakere, blant annet gjennom kampanjer på skolene og fremtidig belastning av leietakere for direkte bruksgenererte utgifter som strøm og renhold.

Digitalisering har en sentral plass i Eiendoms omstillingsarbeid. Bygningsinformasjonsmodellering (BIM) som verktøy i byggeprosjektene videreutvikles, og det jobbes med effektivisering av arbeidet med FDVdokumentasjon. Smarte bygg-programmet har som oppdrag å se på hvordan teknologi og data kan bidra til reduserte driftskostnader, bedre tjenester og smartere arealbruk. Programmet har som effektmål å skape gode brukeropplevelser, lærende bygg og organisasjon, samt bidra til riktig ressursbruk og lavere miljøbelastning.

Fire utviklingsområder vektlegges:

1. Datainnsamling, visualisering og analyse, som har som mål å teste hvordan strukturert datainnsamling kan bidra til bedre beslutningsgrunnlag.
2. Smart styring av bygg, som innebærer tilretteleggelse for styring og overvåking hvor dette ikke finnes i dag.
3. Smart booking og adgangskontroll, for å skape åpne og tilgjengelige bygg.
4. Smart renhold, som sammen med næringslivet vil fortsette å teste ulike roboter og maskiner som kan bidra til økt kvalitet i renholdsleveranser og bedring av innemiljø. Utviklingen vil skje raskt i årene fremover, og kommunen vil følge dette tett, samt legge til rette for at roboter kan fungere optimalt i nybygg og ombygg.

7.5.3 Endringer drift

Tabell 7.11: Netto driftsbudsjett Eiendom

7.5.3.1 Mer-/mindrebehov – FDV

Tabell 7.12: Mer-/mindrebehov Eiendom – FDV

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 1

Kommunedirektøren foreslår å styrke rammen til Eiendom for å sikre riktig nivå på FDV-området. Følgende endringer foreslås:

• Styrke rammen med 3 millioner kroner i året som følge av at kommunale avgifter ble økt med 15 prosent i 2020, noe som er høyere enn prisøkningen som ble forutsatt i budsjettet.
• Styrke rammen med 6 mill. i året som følge av høyere strømpriser enn forutsatt i budsjettet. Bærum kommunes strategi er å ha en høy grad av forutsigbarhet knyttet til kraftprisen. Dermed blir det gjennomført en høy grad av sikring i 1. år, det vil si år 2020 med 90 prosent. Sikringen senkes til 75 prosent i 2021, 45 prosent i 2022, 12 prosent i 2023 og 0 prosent i 2024. Prisene på kraft har falt betydelig i løpet av vinteren 2020, men prisen som kommunen får er høyere enn markedspris fordi porteføljen ble sikret opp høsten 2019 da det fortsatt var markedsforventninger om langt høyere priser.
• Redusere rammen med 4,3 mill. i året som følge av mindrebehov på renhold. Det er tidligere bevilget 4,3 mill. til renhold på Lindelia bo- og behandlingssenter og omsorgsboliger og Carpe Diem demenslandsby. Gitt at renholdet på disse sykehjemmene ivaretas av ansatte i Pleie og omsorg, har Eiendom et mindrebehov.

Tjenesteutvikling/tilpasning – arealendring – nr. 2

Det budsjetteres med kostnader til FDV basert på endringer i areal. Nybygg og tilbygg gir økte arealer, og bygninger som rives, vil gi reduserte arealer. Når nye arealer tas i bruk, bevilges det et beløp per kvadratmeter som tilsvarer bransjenormtallet (Holte-nøkkelen). Avvik i fremdrift for prosjekter (endret ferdigstillelse) og/eller nye bygg som ikke tidligere er lagt inn, gjør at FDV-budsjettet må endres.

7.5.3.2 Kostnadsreduserende tiltak

Tabell 7.13: Kostnadsreduserende tiltak Eiendom

De kostnadsreduserende tiltak som gjennomføres, påvirker både interne organisatoriske kostnader og sentralt posterte felleskostnader og FDV.

Ressurser og kompetanse – nr. 3

Redusert ressursinnsats – renhold (0,6 mill. i 2021 og 2022, og som øker til 1,2 mill. i 2023) Tiltaket går ut på å redusere frekvensen av renhold i klasserom fra fem til tre ganger per uke. Dette forutsetter bedre samhandling med skolen rundt rydding og vasking av pulter og tavler. Bruk av roboter til gulvrenhold erstatter noe av dagens ressursinnsats. I tillegg ønsker vi at renhold i barnehager og skoler flyttes til dagtid, for å spare kveldstillegg. Forventet besparelse tilsvarer fire årsverk, med helårsvirkning fra 2023. Reduksjon av ansatte vil skje ved naturlig avgang.

Redusert ressursinnsats – eiendomsdrift (2,4 mill. i 2021 og 2022, og som øker til 3,0 mill. i 2023) Tiltaket går ut på å redusere ressursinnsatsen i eiendomsdrift som følge av effektivisering og endring i kompetanseprofil og alderssammensetning i driften. Forventet effekt i HP-perioden tilsvarer en reduksjon på fire årsverk, med helårsvirkning fra 2023. Reduksjon av ansatte vil skje ved naturlig avgang.

Øke intern faktureringsgrad mot prosjekter (2,0 mill. i året) God ressursstyring skal bidra til økt faktureringsgrad mot prosjekter. Det tilrettelegges både gjennom systemer og organisatoriske grep for at alle som har oppgaver knyttet til investeringsprosjekter eller verdibevarende vedlikehold, kan fakturere anvendte timer.

Tjenesteutvikling/tilpasning – nr. 4 og 5

Følgende tilpasninger foreslås gjennomført for å sikre kostnadsreduksjon eller inntektsøkning i tjenesten:

• Innføre betaling fra leietakere for direkte bruksrelaterte kostnader, slik som strøm, offentlige avgifter, renhold og forsikringer ved leie. Forventet effekt er 0,5 mill. i 2021, som vil øke til 1,0 mill. i 2022, 2,5 mill. i 2023 og 3,5 mill. i 2024. Dette tiltaket krever endringer i leiekontrakter og vil være avhengig av politisk behandling.
• Redusere frekvens på grønt vedlikehold (utomhus skjøtsel) ved skoler, barnehager, bibliotek og helseinstitusjoner, samt redusert ugressbekjempelse (0,7 mill. årlig).
• Redusere omfang/frekvens av renhold i administrasjonsbygg/formålsbygg (1,5 mill. i 2021, og som vil øke til 2,0 mill. i 2023).
• Reduserte arealinnleiekostnader som følge av konsolidering av innleieportefølje fra alle tjenestene og redusert behov for innleie ved å øke arealeffektivitet og samlokalisering (0,5 mill. i 2022, som vil øke til 2,0mill. i 2023 og 3,0 mill. i 2024).
• Økte inntekter ved økt utleie av tomme boliger og bygg til det private markedet, ved økt bruk av markedspris i forbindelse med festeavtaler, leieavtaler og riggavtaler samt ved konsolidering av leie-/låneavtaler (1,0 mill.i 2021, som vil øke til 2,0 mill. i 2022 og 4,0 mill. fra 2023).

Effektivisering, inkludert digitalisering – nr. 6

Det forventes en reduksjon av energikostnader som følge av bedre styring og økt fokus på målrettede tiltak. Følgende tiltak forventes å ha økonomisk effekt i HP-perioden:

• Redusert energiforbruk som følge av. bedre styring, økt driftsfokus og endrede brukerholdninger. (1,0 mill. i 2021 og 2022, og som vil øke til 3,0 mill. fra 2023).
• Redusert effektforbruk ved hjelp av kartlegging av effekttopper og målrettede tiltak (0,6 mill. i 2021, som vil øke til 1,0 mill. fra 2022).

7.6. Medarbeidere

Bærum kommune skal være en attraktiv arbeidsgiver med tydelige ambisjoner for utøvelse av godt lederskap og kompetent medarbeiderskap. Gjeldende arbeidsgiverstrategi er under revidering.

7.6.1 Nøkkeltall for medarbeidere

For å løse utfordringene som kommunen står overfor, må virksomheten drives på en annen måte enn i dag. Kommunens langsiktige omstillingsbehov og løsninger på dette fremkommer av kommuneplanens samfunnsdel, Langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) og de årlige handlingsprogrammene.

For medarbeidere legger kommunedirektøren spesielt vekt på utviklingen i følgende nøkkeltall:

Tabell 7.14: Nøkkeltall for medarbeidere

Det er små variasjoner fra år til år i kommunens nøkkeltall for medarbeidere. Det har skjedd en positiv utvikling av sykefraværet som i 2019 var på 6,8 prosent.

7.6.2 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Videreutvikle kommunen som attraktiv arbeidsgiver: I en tid hvor konkurransen om arbeidskraften blir mer krevende, må kommunen sørge for å være en attraktiv arbeidsgiver som både rekrutterer og beholder nødvendig kompetanse. Omstilling for morgendagen krever kontinuerlige endringer og tilpasninger. Det vil utfordre organisasjonens lederskap, organisering, arbeidsmetoder, kultur og samhandling. Kommunens medarbeidere er avgjørende for å kunne yte gode tjenester til innbyggerne. Det er i møte mellom medarbeidere og innbyggere/brukere at sannhetens øyeblikk skapes. Videre utvikling av godt medarbeiderskap styrkes for å sikre god involvering og gode tjenester. Programmet Fremtidens arbeidsplass vil gi føringer for konkrete satsninger som i stor grad vil berøre kommunens medarbeidere.

Godt lederskap for fremtiden: Fremtidens ledere må kunne balansere drift og utvikling for å realisere gevinstene – ledelsesprogrammet og Fremtidens arbeidsplass skal underbygge kompetansebehovet. Nytt ledelsesutviklingsprogram skal også sikre at alle ledere i kommunen får et felles fundament til å utøve ledelse. Programmet som gjennomføres i samarbeid med AFF, ble påbegynt i 2020, men ble utsatt som følge av pandemien. Programmet er planlagt gjennomført i løpet av 2021 og 2022.

Medarbeidere med riktig kompetanse – i dag og i morgen: Målrettet og treffsikker rekruttering skal bidra til at kommunen lykkes med å anskaffe nye medarbeidere med den kompetansen som trengs fremover. Fremtidens arbeidsplass med nye måter å arbeide på, fører med seg endrede krav til kompetanse, endringsvilje og fleksibilitet hos medarbeidere og ledere.Utvikling av digital kompetanse hos alle medarbeidere i alle deler av organisasjonen er kritisk for at organisasjonen skal være rustet til å møte morgendagens utfordringer. Gjennom programmet Fremtidens arbeidsplass og Office 365 vil det i planperioden legges opp til systematisk kompetanseutvikling. E-læring og praktiske moduler vil bygges opp som et helhetlig tilbud. Omstillings- og endringskompetanse skal vektlegges i videre utvikling av kommunens medarbeidere. Ulike former for kompetanseutvikling skal benyttes som virkemiddel for endring. Kompetansetiltak i regi av arbeidsgiver skal rettes mot kommunens behov nå og i fremtiden. For å videreutvikle egne medarbeidere, samt å sikre tilgang på faglært arbeidskraft, satses det videre på samarbeidsavtaler med høyskoler og universiteter. Bærum kommune skal utvikles videre som en god og attraktiv praksisarena for studenter og lærere. Fra høsten 2021 etablerer VID sykepleierutdanning i Kunnskapssenteret i Sandvika. Det planlegges også andre videre- og etterutdanninger som kommunen har behov for.

Mangfold og inkludering: Over 13 prosent av kommunens medarbeidere har minoritetsbakgrunn, men andelen i lederposisjoner er vesentlig lavere. Rådmannen tar sikte på å etablere et talentutviklingsprogram for å stimulere til karriereutvikling hos aktuelle medarbeidere. Trainee-program for innvandrere med akademisk bakgrunn videreføres, og det etableres et tilsvarende opplegg for innvandrere med kvalifiseringsbehov. Dette vil skje i samarbeid med NAV.

Nærværsarbeidet: Kommunedirektøren vil fortsatt ha tydelig og sterk oppmerksomhet på ulike tiltak og strategier for å holde sykefraværet lavt.

Heltidskultur: Det er behov for en forsterket innsats for å etablere en heltidskultur. Et av tiltakene er å etablere alternative arbeidstidsordninger som bidrar til at helger i større grad dekkes med fast bemanning. Men vel så viktig er forståelse for og holdning til at det er viktig at flest mulig jobber i store stillingsbrøker. Kommunen vil vektlegge opplæring og oppfølging av arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven.

7.7 Foretak og selskaper

Foretak og selskaper kommunen eier helt eller delvis

Med utgangspunkt i Bærum kommunes eierskapsmelding videreføres kommunens utøvelse av en målrettet og forutsigbar eierskapspolitikk. Eierskapsmeldingen ble sist vedtatt 25.10.2017. Det legges opp til en rullering av eierskapsmeldingen i løpet av 2020/2021. Eierskapsmeldingen er todelt, hvor Del 1 trekker opp rammene for eierstyring (se lenke: Eierskapsmelding del 1) og hvor Del 2 viser kommunens eierposisjoner gjennom selskapsomtale og målformuleringer (se lenke: Eierskapsmelding del 2). I handlingsprogramperioden 2021–2024 vil det blant annet legges særlig vekt på:

• rullering av eierskapsmeldingen
• rullering av og/eller utarbeidelse av nye selskapsvise eierstrategier
• Arba AS i forhold til samhandlingen med det kommunale tjenestestedet Bærum Arbeidssenter, samt konsekvenser knyttet til covid-19-pandemien
• Centro Asistencial Noruego SLU med tanke på de langsiktige driftsmessige konsekvensene knyttet til effektene av covid-19-pandemien
• VEAS med endret selskapsorganisering sannsynligvis fra 01.01.2021 og utarbeidelse av selskapets eierstrategi i samarbeid med Oslo kommune og Asker kommune.
• Bærum Kommunale Eiendomsselskap AS – erverv og videreutvikling av aktuelle eiendommer som foreksempel Brambanigården og Budstikkagården
• Flytårnet Fornebu AS rekruttere ønsket styrekompetanse samt utarbeide den langsiktige eierstrategien
• videreutvikle kommunens arbeid med Styrekandidatregisteret i henhold til sak i formannskapet, 24.06.20,147/20, Bærum kommunes styrekandidatregister – orientering om praktiseringen av ordningen
  
  

Bærum kommune har følgende eierposisjoner/-interesser:

Tabell 7.15: Bærum kommunes eierposisjoner/-interesser