Innledning

Regelen gjelder for alle typer elektroniske spørreundersøkelser.

Formål

Regelen regulerer bruken av kommunens verktøy for spørreundersøkelser, for tiden SurveyXact, et verktøy fra Rambøll management Consulting AS. Andre spørreverktøy skal ikke benyttes av kommunens ansatte.

Regelen skal sikre at spørreundersøkelser kan gjennomføres.

Roller og ansvar

Rådmannen har det øverste ansvaret for behandling av personopplysninger i Bærum kommune. Delegering av den daglige myndigheten fra rådmannen følger den til enhver tid gjeldende linjeorganisasjonen i Bærum kommune. Kommunalsjef, seksjonssjef og tjenesteleder har ansvar for daglig myndighetsutøvelse innenfor eget fagområde/enhet. Fagansvaret er delegert til Strategi og utvikling.

Databehandler

Det er inngått databehandleravtale med Rambøll om bruk av spørreverktøyet.

Tilgang

Det er inngått avtale med Rambøll om totalt 15 brukerlisenser. Strategi- og utviklingsenheten fordeler lisenser etter behov.

Gjennomføring av spørreundersøkelser

Innmelding av spørreundersøkelser

Alle nettbasert spørreundersøkelser skal meldes til Strategi- og utviklingsenheten. Dette gjelder når

  • spørreskjemaet inneholder opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner direkte eller indirekte og/eller
  • spørreskjema på noe tidspunkt i prosessen knyttes til identifiserende opplysninger om respondenten (f.eks. IP-adresse, e-postadresse, informasjonskapsler, nettleserinformasjon eller lignende)

Undersøkelser som er anonyme, og det av grunn ikke er foreligger et myndighetskrav for innmelding, skal likevel meldes til Strategi- og utviklingsenheten. Dette for å holde oversikt over planlagte, pågående og gjennomførte undersøkelser til enhver tid.

De fleste nettbaserte spørreskjema innebærer registrering av epost-/IP-adresse. Spørreundersøkelsen må i slike tilfeller meldes inn til Strategi- og utviklingsenheten. Undersøkelsen skal meldes inn selv om bare tjenesteleverandøren (databehandler) har tilgang til identifiserende opplysninger (f.eks. IP-logg).

Si noe mer om eksport av data jamfør registreringsskjema.

Hver enkelt undersøkelse skal meldes inn på et elektronisk registreringsskjema.  Registrering skjer når det er besluttet å gjennomføre undersøkelsen, i god tid før publisering.

Dersom det skal benyttes andre leverandører av spørreundersøkelser, må det etableres en databehandleravtale med leverandør av tjenesten. Som hovedregel skal Bærum kommune sin mal for databehandleravtale benyttes.

Informasjonsskriv / Samtykke

For at et samtykke til deltakelse til spørreundersøkelse skal være gyldig, må det være frivillig, uttrykkelig og informert. Dette innebærer at den som forespørres om å delta må forstå hva samtykket gjelder og hvilke konsekvenser det får å gi sitt samtykke til deltakelse i den aktuelle spørreundersøkelsen. Det er vanlig å utforme et informasjonsbrev der man forespør om deltakelse og informerer om spørreundersøkelsen.

Hovedsakelig er kravene til et gyldig samtykke følgende:

  • frivillig (det må fremgå at det er frivillig å svare),
  • spesifikt; det må være klart hva man samtykker til
  • informert (hva samtykker man til, hva skal opplysningene benyttes til)
    • hvem som er behandlingsansvarlig
    • formålet med behandlingen av opplysningene (spørreundersøkelsen)
    • hva slags opplysninger som blir samlet inn
    • informasjon om retten til å trekke samtykket tilbake, og hva man skal foreta seg for å gjøre dette
  • samtykke skal være utvetydig
  • gitt gjennom en aktiv handling
  • dokumenterbart
  • mulig å trekke tilbake like lett som det ble gitt

Det er utarbeidet en mal for samtykke som kan tilpasses den enkelte undersøkelse (vedlegg 1). I vedlegg 2 vises et eksempel på e-posttekst og spørreskjema som ivaretar regelen.

Det anbefales å legge inn lenke til kommunens personvernerklæring i enten e-postteksten og/eller i innledningen i spørreskjemaet.  https://www.baerum.kommune.no/personvern/

Anonym undersøkelse

Det er også mulig å gjennomføre elektroniske spørreskjemaundersøkelser anonymt. Disse undersøkelsene skal også registreres på omtalte registreringsskjema.  Ved anonyme undersøkelser må det forsikres seg om at selve spørreskjemaet ikke inneholder spørsmål om identifiserende opplysninger, og at IT-løsningen er fullstendig anonym, dvs.:

  • at svaret ikke på noen måte knyttes til identifiserende opplysninger om respondenten (som e-post/IP-adresse, nettleserinformasjon eller informasjonskapsler)
  • og at det ikke registreres identifiserende opplysninger på noen annen måte (f.eks. unik lenke sendt via e-post eller innlogging med bruker-id og passord på nettside)

Ved bruk av anonym løsning, vil det ikke være mulig å purre individuelt de som ikke har svart, og man kan ikke vite om en person har svart flere ganger.

Barn og samtykke

Ved nettbaserte spørreundersøkelser i skoleklasser og lignende, kan det være praktisk vanskelig å innhente samtykke fra foreldrene til å gjennomføre undersøkelsen. Loven krever imidlertid at personopplysninger behandles etter samtykke. Hvorvidt barn selv kan samtykke til slike undersøkelser, avhenger av prosjektets art og omfang.

MAL FOR SAMTYKKEERKLÆRING – mal for anonyme undersøkelser

Bærum kommune ved XX gjennomfører en spørreundersøkelse om XX. Formålet med undersøkelsen er å XX. Dine tilbakemeldinger er viktige for XX.

Undersøkelsen tar om lag XX minutter. Det er frivillig å delta i undersøkelsen. Din deltagelse er anonym, og ingen av svarene du oppgir vil kunne kobles tilbake til den som person. Du kan lese mer om personvern og vår behandling av personopplysninger ved å klikke her (lenke)

Bærum kommune er ansvarlig for innsamling av data til undersøkelsen. Opplysningene du registrerer i skjemaet behandles av vår databehandler Rambøll.

Dersom du har spørsmål til undersøkelsen, kontakt XX .
Dersom du ønsker å vite mer om Bærum kommune sin bruk av personopplysninger, klikk her: 

Vi setter stor pris på om du vil hjelpe oss med å svare på undersøkelsen.

På forhånd takk for din deltakelse!
Vennlig hilsen XX ved XX Bærum kommune
Klikk her for å delta

MAL FOR SAMTYKKEERKLÆRING – mal for undersøkelser som benytter personopplysninger


Bærum kommune ved XX gjennomfører en spørreundersøkelse om XX. Formålet med undersøkelsen er å XX. Dine tilbakemeldinger er viktige for XX. Undersøkelsen tar om lag XX minutter

Jeg samtykker til at Bærum kommune (Behandlingsansvarlig) behandler personopplysninger om meg ved at jeg svarer på spørreundersøkelse vedrørende [sett inn]. Personopplysningene som behandles omfatter [sett inn type personopplysninger her, f eks «navn, epostadresse, telefonnummer»]. Opplysningene vil anonymiseres innen [DATO].

Opplysningene behandles konfidensielt. Du kan lese mer om personvern og vår behandling av personopplysninger ved å klikke her (lenke).

Det er frivillig å delta i undersøkelsen.

Jeg er informert om og klar over at jeg når som helst kan trekke mitt samtykke tilbake ved å XX.

Bærum kommune er ansvarlig for innsamling av data til undersøkelsen. Opplysningene du registrerer i skjemaet behandles av vår databehandler Rambøll.

Dersom du har spørsmål til undersøkelsen, kontakt XX .
Jeg er informert om og klar over mine rettigheter som registrert etter personvernforordningen, for eksempel min rett til å kreve innsyn eller retting av mine personopplysninger.

Dersom du ønsker å vite mer om Bærum kommune sin bruk av personopplysninger, klikk her:

Vi setter stor pris på om du vil hjelpe oss med å svare på undersøkelsen.

På forhånd takk for din deltakelse!

Vennlig hilsen XX ved XX Bærum kommune

Klikk her for å delta

Vedlegg 2: Eksempel på e-posttekst og tekst i innledningen til en spørreundersøkelse

Eksempel på en utgående e-post tekst med lenke til et spørreskjema

Hei

I denne undersøkelsen ønsker vi å kartlegge hvor langt kommunen har kommet i å implementere regel om voldelig adferd fra ansatte.

Regel om voldelig adferd fra ansatte skal:

  • forebygge voldelig adferd fra ansatte i Bærum kommune mot brukere, beboere og pasienter som mottar helse- og omsorgstjenester, og mot barn og unge som man er i kontakt med i sitt arbeid.
  • oppdage og følge opp voldshendelser av ulik karakter overfor ovennevnte grupper.

Informasjon om databehandling

Svarene du avgir på undersøkelsen skal benyttes til å beskrive status for oppfølging av regel om voldelig adferd fra ansatte. Dette kunskapsgrunnlaget skal benytte til å iverksette eventuelle tiltak for sikre at regelen til enhver tid er kjent og overholdes.

Ved å svare på undersøkelsen samtykker du til at Bærum kommune (Behandlingsansvarlig) behandler personopplysninger om deg. Personopplysningene som behandles er navn, epostadresse og arbeidssted. Opplysningene behandles konfidensielt. Du kan lese mer om personvern og vår behandling av personopplysninger ved å klikke her.

Du kan når som helst kan trekke ditt samtykke tilbake ved å kontakte utsender av undersøkelsen, ved oppgitt kontaktperson. Dette gjelder også retten til innsyn eller retting av registrerte personopplysninger. Det er frivillig å delta i undersøkelsen.
Bærum kommune er ansvarlig for innsamling av data til undersøkelsen. Opplysningene du registrerer i skjemaet behandles av vår databehandler Rambøll.

Trykk på lenken under for å svare på undersøkelsen:

<%MorpheusMailLink%>
Det tar omtrent 3 minutter å svare.
Frist for å svare er 21.11.2018.

Dersom du har spørsmål til undersøkelsen, kontakt odd.landsverk@baerum.kommune.no

Vennlig hilsen
Bærum kommune
Velferdstjenestene
v/kommunaldirekør Kristin Nilsen

Eksempel på introtekst i en spørreundersøkelse
Oppfølging av regel om voldelig adferd fra ansatte - kartlegging av status I denne undersøkelsen ønsker vi å kartlegge hvor langt kommunen har kommet i å implementere regel om voldelig adferd fra ansatte.

Regel om voldelig adferd fra ansatte skal:

  • forebygge voldelig adferd fra ansatte i Bærum kommune mot brukere, beboere og pasienter som mottar helse- og omsorgstjenester, og mot barn og unge som man er i kontakt med i sitt arbeid.
  • oppdage og følge opp voldshendelser av ulik karakter overfor ovennevnte grupper.

Informasjon om databehandling

Svarene du avgir på undersøkelsen skal benyttes til å beskrive status for oppfølging av regel om voldelg adferd fra ansatte. Dette kunnskapsgrunnlaget skal benyttes til å iverksette eventuelle tiltak for sikre at regelen til enhver tid er kjent og overholdes.

Ansvarlig for undersøkelsen
Bærum kommune
Velferdstjenestene
v/kommunaldirekør Kristin Nilsen

Dersom du ønsker mer informasjon om behandling av dine personopplysninger, klikk her