Kapittel | 6. Organisasjon, styring og utvikling

Formannskapet har det politiske ansvaret for programområdene Administrasjon og de internfinansierte eiendomsområdene. Samarbeidsutvalget har et særskilt ansvar for oppfølging av arbeidsgiverpolitikken.

Området omfatter Eiendom og Administrasjon, inkludert Digitalisering og IT og HR/medarbeidere. Områdets tiltak er kommuneovergripende på tvers av programområder og sektorer. Digitalisering og IT samt Eiendom er dels internfinansierte områder som ivaretar og forvalter store investeringer på vegne av andre. Det betyr at budsjettene er spredt på tvers av tjenestene i kommunen. Organisasjon, styring og utvikling inngår ikke som

egen sektor i kommuneplanen, men skal bistå tjenestene i øvrige sektorer for å nå kommuneplanens ambisjoner. De siste årene er det utviklet strategier for hvordan kommunens visjon og hovedmål skal understøttes av styrt innsats på de ulike støtteområdene. Eiendomsstrategien, digitaliseringsstrategien, anskaffelsesstrategien, kommunikasjonsstrategien, arbeidsgiverstrategien, innovasjonsstrategien og klimastrategien gir sammen med langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) tydelige føringer for utviklingsarbeidet som nå er i gang.

Viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Kommunegården i Sandvika skal rehabiliteres i perioden 2019–2021
Som en del av bymiljøet i Sandvika vil en rehabilitert kommunegård bli en naturlig møteplass for frivillighet og innbyggermedvirkning. Den «nye» Kommunegården vil fremstå som et klimaklokt og energieffektivt bygg, og skal ha teknisk kapasitet til å romme arbeidsplasser for cirka 1 300 personer. Det legges til rette for arbeidsplasser som tar i bruk aktivitetsbaserte løsninger.
Innovasjon skal møte morgendagens utfordringer
Det systematiske innovasjonsarbeidet i kommunen skal bidra til en omstilling som er nødvendig for å møte morgendagens utfordringer. Innovasjonsarbeidet i perioden skal styrke innsatsen på å nyttiggjøre gode innovasjoner, lære av andre og ivareta den gode innsatsen på utviklingen av tjenester til brukerne.
Bærum kommune lanserer Min side for innbyggerne
Bærum kommune planlegger i løpet av 2019 å lansere tjenesten Min side for innbyggere. Prosjektet er et viktig tiltak i kommunens digitalisering av innbyggertjenester. Målet er at innbyggerne i 2019 skal kunne få tilgang til enkle innsynstjenester på Min side. Dette vil gjøre det lettere for innbyggerne å være selvbetjente på informasjon og kommunale tjenester.

6.1 Tenke langt, handle nå – utfordringsbildet Bærum 2035

6.1.1 Sektorens utfordringer

De utfordringer som kort beskrives i dette kapitlet, har langsiktige perspektiver. De er beskrevet, men ikke fullgodt besvart i dette forslaget til handlingsprogram. De må finne sine løsninger i et kontinuerlig arbeid for fornyelse og forbedring i samarbeid med kommunens tjenester og i relasjoner og samarbeid med eksterne krefter. De understreker kommunens plass i arbeidet med å skape fremtiden, men synliggjør også at kommunens roller og oppgaver kanskje må endres for å finne bærekraftige løsninger.

Utfordringer i samspill med tjenestene

For å realisere digitalt førstevalg må det etableres realistiske mål som balanserer tålmodighet/utålmodighet i arbeidet med digitalisering av arbeidsoppgaver.
Planlegging av formålsbygg som svarer på fremtidige behov, krever vilje til samarbeid og fleksibilitet for finne gode løsninger.
Godt lederskap er avgjørende for organisasjonens arbeid. Utfordringen er å bygge et kraftfullt lederskap for effektivitet, fornyelse og forbedring.
Kommunen trenger kompetente medarbeidere med gode relasjonelle ferdigheter i en digitalisert arbeidshverdag.
Det må utarbeides en rekrutteringspolicy som kombinerer behovet for kompetanse med mål om å ansette for mangfold og inkludering.
• Det er krevende å skaffe til veie den kapasitet som trengs for å gjennomføre det som er planlagt innen Eiendom og DigIT.

Utfordringer i kommunen

Utvikling av bærumssamfunnet er en oppgave med mange aktører. En viktig kommunal rolle er å legge til rette for deltakelse og bidra til at mange har eierskap til løsningene.
I møte med forventninger til vekst, urbanisering og innbyggersamarbeid trenger kommunen å bygge kapasitet og kompetanse.
Det er behov for å bygge relasjoner med næringslivet som gjør det mulig og nyttig å samarbeide på flere områder enn gjennom anskaffelser.
Boligbyggingen skal tilrettelegges slik at det også kan tilbys boliger som er aktuelle for yngre førstegangsetablerer

Utfordringer regionalt, nasjonalt og internasjonalt

Ved etablering av løsninger for digitalt førstevalg, må det jobbes på tvers av tjenesteområder og ledernivåer i kommunen. Det kan gjøre at utviklingen går langsommere enn ønskelig.
Bærum må finne sin plass og rolle i prosessene rundt byvekst i en kraftfull og sammenhengende hovedstadsregion. Det samme gjelder for kommunen i forbindelse med opprettelsen av Viken fylke.
For å etablere bærekraftige løsninger for samfunnet, trenger kommunen å bygge relasjoner for fornyelse og forbedring nasjonalt og internasjonalt.

6.1.2 Langsiktige måltall

For å løse de utfordringer som kommunen står overfor, må virksomheten drives på en annen måte enn i dag. Kommunens langsiktige omstillingsbehov og løsninger på dette fremkommer av kommuneplanens samfunnsdel, langsiktig driftsanalyse og investeringsplan (LDIP) og de årlige handlingsprogram.

Den langsiktige utviklingen må følges. For å måle effekten av omstillingstiltak innenfor aktuelle områder er det i LDIP 2019–2038 (sak 027/18, kommunestyret 4.4.18) presentert utvalgte måltall. Dette er tall for langsiktig utvikling som oppdateres årlig.

For administrasjonen har rådmannen spesielt fokus på utvikling i følgende måltall:

6.2 Viktige innsatser i handlingsprogramperioden 2019–2022

Prioriteringene for de nærmeste fire årene handler om å realisere de betydelige ambisjonene som er nedfelt i strategiene omtalt innledningsvis i kapittel 6. Flere av dem skal oppdateres og revideres i løpet av perioden, og de stiller store krav til ledelse og oppfølging.

I tillegg skal Organisasjon, styring og utvikling yte innsats i «kommunereformen» som Bærum gjennomfører for tiden. Målet med denne er å forberede kommunen på utfordringer og rammevilkår for årene som kommer og at den fremover blir i stand til både å løse utfordringer som er kjente og møte forhold som så langt ikke er kjente. Frem til 2022 skal reformarbeidet ha fokus på å:

6.2.1 Bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt
selvhjulpenhet, mestring og læring

Bærekraftige tjenester kjennetegnes ved at man gjennom kunnskap om behov og gode løsninger leverer riktige tjenester til innbyggere og samtidig utnytter ressursene effektivt.

Digitale løsninger må tilrettelegges for å styrke innbyggernes selvhjulpenhet, mestring og læring. Digitalisering handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Samfunnsutviklingen rundt oss preges av mer og mer selvbetjening. Innen privat sektor forventes det at forbrukeren kan anskaffe sine feriereiser, sine daglige innkjøp, banktjenester eller underholdningstilbud fra sin egen stue eller mens de er på farten. Offentlig sektor har kanskje ikke kommet riktig like langt riktig ennå, men innretningen mot et digitalt førstevalg er krystallklar i både statlige og kommunale tjenester.

Vi legger bak oss en tid der kommunalt ansatte benyttet spesialiserte fagsystem til å tilby kommunale tjenester i kontorets åpningstid og går inn i en tid der innbyggeren selv benytter kommunale tjenester fra det sted hun befinner seg, på den teknologiplattform hun har til rådighet og på det tidspunkt hun selv ønsker. Dette forutsetter en betydelig omstilling av virksomhetenes infrastruktur og de kommunale tjenesters utforming, og på samme tid med større krav til informasjonssikkerhet og oppmerksomhet rundt digitale trusler.

På samme måte må formålsbygg utformes så de legger til rette for fremtidsrettet bruk og effektiv areal- og ressursutnyttelse.

Eiendomsstrategien peker ut seks satsingsområder som skal hjelpe kommunen å sikre lokaler som er funksjonelle og kostnadseffektive og nå ambisjonen om eiendomsutvikling og eiendomsforvaltning som er fremoverlent, langsiktig og med gjennomføringskraft:

Helhetlig eierskap og forvaltning
Aktiv og strategisk rolle i samfunnsutviklingen
Ta vare på kommunens verdier i fast eiendom
Dekke kommunens behov for areal til tjenestene
Redusert energibruk og klimaklok utvikling
Ressurseffektiv og smart eiendomsdrift

Godt kunnskapsgrunnlag er nødvendig for å forstå innbyggernes behov. Behov for skoler, barnehager og andre velferdstjenester er vesentlig i dette arbeidet, samtidig som organisasjonen må ha kunnskap og kompetanse til å møte disse behovene på en god måte.

6.2.2 Balansert samfunnsutvikling – mangfoldig, grønn og urban

Organisasjon, styring og utvikling vil levere kunnskapsgrunnlag for den demografiske utviklingen kommunen vil stå overfor i årene fremover. Her vil behovet for nye boliger, arbeidsplasser og kommunale tjenester identifiseres, sammen med innspill til hvordan dette kan ivaretas i kommunens planarbeid. Kommunen må også tilrettelegge for økt mangfold blant innbyggerne og et konkurransedyktig næringsliv.

Bærum kommune har satt høye ambisjoner for å bli en klimaklok kommune. En urban utvikling med fortetting og økt press på kapasitet for mobilitet har blant annet medført et nullvekstmål for personbiler i Bærum. Kommunens virksomhet skal lede an i denne innsatsen ved å mobilisere egne ansatte, slik at kommunen feier for egen dør og går foran som gode eksempler. Innbyggere og næringsliv skal mobiliseres til å bidra i denne innsatsen gjennom god kommunikasjon, ved at kommunen tilrettelegger for gode løsninger
og ved at den bidrar til utviklingen av et næringsliv i vekst innenfor grønne løsninger. Når kommunen selv er utbygger, settes det strenge klima- og miljømål i prosjektene.

Sentralt i arbeidet med å bidra til en balansert samfunnsutvikling er behovet for å styrke samarbeidet med resten av bærumssamfunnet. Ved å tilrettelegge for samskaping med kommunens innbyggere kan behovene til innbyggere for å utvikle gode lokalsamfunn tydeliggjøres, frivillig innsats og nye samarbeidsmodeller kan realiseres. Det er også nødvendig å utforske nye samarbeidsformer med næringslivet som vil gi kommunen økt kunnskap om mulighetene det representerer. Ved å tilrettelegge for mer åpne innovasjonsprosesser med samfunnet rundt oss kan nye muligheter identifiseres og realiseres.

Bærum i verden

Bærum kommune har ambisjon om å være en aktør – også utenfor kommunens grenser. Dette vil primært være aktuelt i fire sammenhenger – i hovedstadsregionen, i det nye Viken fylke, i nasjonal sammenheng og i Europa. I løpet av 2018 er kommunen blitt involvert i arbeidet med byvekstavtale for hovedstadsregionen og deltar i forsknings- og utviklingsprosjekter som ser på hvordan byene rundt Oslo kan bli motorer i regional utvikling. Gjennom medlemskap i Osloregionens Europakontor er det knyttet kontakter med byer og internasjonale kompetansemiljø med tanke på mulig samarbeid om klimaspørsmål. Bærum er en aktiv partner i arbeidet med digitalisering av det offentlige Norge og er stadig oftere til stede på nasjonale arenaer for å dele og lære. Fra 2020 blir Bærum den mest folkerike kommunen i Norges største fylke.

Twin City Meeting – Bærum som arrangør i 2019
Vennskapskommunesamarbeidet mellom politikere, administrasjon og et utvalg ungdommer fra Frederiksberg, Hafnarfjördur, Hämeenlinna, Tartu, Uppsala og Bærum har pågått gjennom snart 70 år. Hensikten med samarbeidet er å skape en ramme for utvikling av prosjekter og utveksling av erfaring og kompetanse. Twin City-møtene finner sted hvert annet år, og Bærum kommune er arrangør i mai 2019. Tema vil være bærekraftig og inkluderende byutvikling, for ungdommene vil tema være Song camp, og studiofellesskapet på Tanken vil bli brukt.

6.2.3 En innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft

Bærum kommune har en kultur som kjennetegnes av kunnskap om og kompetanse på innovasjon. Denne kunnskapen omsettes til praksis for å realisere nye og bedre løsninger med de endringer det vil kunne medføre.

Arbeidet med å bygge innovasjonskompetanse og endringsdyktighet i organisasjonen fortsetter gjennom utvikling av kunnskap og økt fokus på realisering av gevinster. Dette kommer tydelig frem i den nylig vedtatte innovasjonsstrategien.

Det er også viktig å tilrettelegge arbeidsplassene for mer varierte arbeidsformer som fremmer samarbeid og bruk av ny teknologi. Rehabilitering av Rådhuset har allerede gitt gode erfaringer på dette området, som vil være sentrale i utviklingen av Kommunegården og i formålsbyggene fremover. Frem til rehabiliteringen av Kommunegården er ferdig vil mange av kommunens ansatte delta i utviklingen av fremtidens arbeidsplass gjennom utprøving av ulike arbeidsformer i midlertidige kontorlokaler i Eivind Lyches vei.

Kommunens medarbeidere må tilegne seg kunnskap om nye arbeidsformer og ta i bruk nye løsninger, blant annet som følge av økt digitalisering. Lederrollen er i endring og må tilpasses samfunnsutviklingen samt de krav som stilles til en effektiv og fremtidsrettet organisasjon.

Samlet sett betyr alle disse utfordringene at Rådmannen ønsker å sette unnskapskommunen Bærum på dagsordenen. I løpet av 2018 er det igangsatt arbeid med hvordan Bærum på ulike måter kan jobbe, bygge nettverk og inngå samarbeid og allianser med ulike eksterne aktører for å bli i stand til å ha fokus på det å fornye og forbedre kommunen som tjenesteyter og samfunnsutvikler.

6.2.4 Dialog og medvirkning for bedre løsninger

Visjonen Sammen skaper vi fremtiden – mangfold, raushet, bærekraft er et løfte om medvirkning til næringsliv, innbyggere, organisasjoner, frivillighet og kommunen i utviklingen av både kommunens virksomhet og bærumssamfunnet. I revidert innovasjonsstrategi 2018–2021, Gjennomføring av morgendagens løsninger, er mobilisering av eksterne ressurser i arbeidet med nåværende og fremtidige utfordringer som krever omstilling, tillagt vekt.

Kommunen skal ha en aktiv rolle i samfunnsutviklingen og være fremoverlent i forhold til endringer.

Kommunen skal bidra til stolthet og tilhørighet i bærumssamfunnet. For å være en god bidragsyter og lykkes med utvikling av kommunen som tjenesteyter, må det tas i bruk nye former for medvirkning og samskaping i bærumssamfunnet. Dette medfører at kommunen, i tillegg til rollen som tjenesteyter, også må tilrettelegge for at andre aktører kan bidra til en god samfunnsutvikling. Medvirkning og samskaping er en forutsetning for en bærekraftig arbeidsdeling mellom kommunen og samfunnet for øvrig.

Dialog og medvirkning internt i kommunen skal ivaretas gjennom de formelle medbestemmelsesarenaer. Kommunens varslingsordning er evaluert, og nytt varslingsinstitutt skal iverksettes. En åpen ytringskultur skal sikre at medarbeidere bidrar i utvikling av kommunens tjenester.

6.2.5 Omstilling 2022

Kontinuerlig utvikling av rammene for kommunal virksomhet medfører et behov for en endringsvillig og innovativ organisasjon med god overordnet styring i en perioden der kommunen blant annet skal levere tjenester til flere brukere uten tilsvarende økning i ressurser.

Ny organisering og operasjonalisering av kommunens stabs- og støttefunksjoner ble implementert høsten 2017 for å sikre effektiv utnyttelse av ressurser og standardisering av virksomheten. Teknologi er et viktig verktøy for å realisere både kvalitative og økonomiske gevinster som ble identifisert i arbeidet. I denne handlingsprogramperioden skal automatisering av arbeidsprosesser innen tjenesteområdene HR, lønn, regnskap og digitalisering og IT bidra til å øke produktivitet og kvalitet på tjenestene. Det er allerede lagt inn et ambisiøst krav om effektivisering i årene frem til 2021.

Det er satt ned en tverrfaglig arbeidsgruppe som skal se på hvordan kommunen best mulig skal forberede seg for omstilling. Det forberedende arbeidet planlegges ferdigstilt i løpet av 2019 og skal danne grunnlaget for hvordan Bærum kommune best mulig skal være klar til å møte morgendagens utfordringer. Dette er tenkt løst gjennom utvikling av egen organisasjon, bruk av nye og innovative løsninger og ikke minst gjennom å samarbeid og lære av andre kommuner og organisasjoner. I dette arbeidet vil samarbeidet med de andre ASSS kommunene være sentralt.

En nærmere konkretisering av omstillingstiltak utover de med effekt i 2021 vil bli omtalt i
handlingsprogrammet for 2020–2023.

6.3 Strategisk ledelse, styring og administrasjon

Strategisk ledelse, styring og administrasjon omfatter politiske organer, kemner, kommunerevisjon, kommunens øverste ledelse og sentraliserte stabs- og støtteenheter samt lærlinger, tillitsvalgte og vernetjeneste. Hovedoppgaven er å ivareta den overordnede ledelsen og virksomhetsstyringen av hele kommunen, i tillegg til å levere fellestjenester og understøtte utviklingen på tvers av hele kommunen. Tiltak og viktige innsatser innenfor området er kommuneovergripende og virker på tvers av programområder og sektorer.

6.3.1 Status – nøkkeltall ASSS

Det ble igangsatt et arbeid med vurdering og endring av praksis for regnskapsføring av fellesfunksjoner i Bærum, slik at kommunes tall blir mer sammenlignbare med øvrige kommuner i ASSS-nettverket. Noen endringer ble gjennomført i 2016, men størst endring ble gjennomført i 2017, og KOSTRA-tall for 2017 viser en nedgang fra 2016-nivået.

KOSTRA-tallene for administrasjon påvirkes av flere faktorer, herunder i forhold til organisering (selskapsdannelser) og regnskapspraksis (i hvilken grad fellesfunksjoner henføres til tjenesteområdene).

Bærum lå 23 prosent over ASSS-gjennomsnittet i 2016, og var høyest av ASSS-kommunene på nøkkeltallet netto driftsutgifter til administrasjon og styring per innbygger. Tall for 2017 viser at kommunen nå ligger 8,6 prosent over ASSS-snittet.

Ovenfor kommenteres kun de viktigste trendene i KOSTRA-tallene. En nærmere analyse av KOSTRA nøkkeltall for ASSS-kommunene og Asker finnes i rapporten om KOSTRA-nøkkeltall for 2016 og foreløpige tall for 2017 som ble behandlet i sak 104/14 i formannskapet i møte 22.5.2018. Endelige 2017-tall ble offentliggjort 15. juni 2018, og en nærmere omtale av disse kommer i ny rapport som legges frem høsten 2018.

6.3.2 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Strategisk ledelse, styring og administrasjon skal bidra til å gjøre hele organisasjonen robust overfor de endringene vi står i og skal møte. Ved å realisere ambisjonene i strategiene for anskaffelse, arbeidsgiverpolitikk, klima og innovasjon skal vi stå rustet til å møte de nærmeste årenes utfordringer. Organisasjonen skal gjennomføre vedtatt omstilling i 2019–2020 og forberede for økt omstilling og gevinstrealisering fra 2021.

Utvikle Bærum som kunnskapskommune

Rådmannen har siden 2017 hatt fokus på behovet for at kommunen må arbeide strategisk med å bygge kunnskap og kompetanse for årene fremover. Derfor er det viktig å bygge relasjoner og å samarbeide med utdannings- og forskningsmiljøer som kan utfordre kommunen på hva kunnskapsbehovet fremover vil være og bidra til å utvikle det.

I perioden vil Rådmannen legge vekt på at Bærum kommune bygger nødvendig kunnskap til endring og utvikling ved å

sørge for at midlene i forsknings- og innovasjonsfondet blir anvendt fleksibelt og målrettet.
få på plass strategiske allianser med universitets-, forsknings- og utdanningsmiljø for å øke egen kompetanse og evne innen viktige fagområder og tjenester.
delta aktivt i partnerskapet Zero Emission Neighbourhoods slik at ambisjonen om Fornebu som nullutslippsområde i 2027, kan realiseres.
bygge nyttige internasjonale nettverk gjennom medlemskapet i Osloregionens Europakontor.
etablere samarbeidsordninger med kompetanse- og utviklingsmiljøer innenfor næringslivet i kommunen.
engasjere studenter til å gjøre bachelor- og masteroppgaver på tema kommunen vil ha nytte av og videreutvikle samarbeidet med næringslivet om studenter som bruker sommeren til å arbeide med konkrete prosjekter av betydning for bærumssamfunnet.

Videreføre innovasjonsarbeidet – nytt, nyttig og nyttiggjort Innovasjonsstrategien 2018–2020, Gjennomføring av morgendagens løsninger, har som hovedmål at
systematisk innovasjonsarbeid skal bidra til omstilling. Det skal skapes resultater på den enkelte arbeidsplass, og innovasjon skal bidra til kommunens samlede måloppnåelse. Innovasjon skal være et verktøy for å øke gjennomføringskraften i arbeidet med de øvrige strategiene, og skal være et hjelpemiddel, uavhengig av utfordring, sektor, fagområde og hvilke aktører som samarbeider.

Med bakgrunn i strategiens hovedmål er det etablert fem innsatsområder:

Innovasjonskompetanse – på vei inn i fremtiden
Neste praksis – skape, ta i bruk, kopiere og spre
Ett Bærum – felles innsats mot samme mål
Åpen innovasjon – kommunens rolle i samfunnet
Nyttiggjort – gevinstrealisering

Strategiens hovedmål og innsatsområder peker ut retningen for innovasjonens bidrag til kommunens omstilling. Det er laget en handlingsplan for oppfølging av innsatsområdene. Gjennomføring av tiltakene skal hjelpe kommunen med å realisere innovasjonsstrategien

Styrke kommunen som aktør i bærumssamfunnet

Kommunen skal ha en aktiv rolle i samfunnsutviklingen og være fremoverlent i forhold til endringer. For å være en god bidragsyter og lykkes med utvikling av kommunen som tjenesteyter, må det tas i bruk nye former for medvirkning og samskaping i bærumssamfunnet. Dette medfører at kommunen, i tillegg til rollen som tjenesteyter, også må tilrettelegge for at andre aktører kan bidra til en god samfunnsutvikling. Medvirkning og samskaping er en forutsetning for en bærekraftig arbeidsdeling mellom kommunen og samfunnet for øvrig.

Det skal legges til rette for samarbeid om felles oppgaveløsninger mellom private initiativ og kommunen som kan komme innbyggere til gode. Frivillig sektor kan utvikle sin virksomhet slik flere allerede gjør. Samskaping bidrar til å realisere nye arenaer, som innbyggerpanel i Skytterdalen, ByLab i Sandvika, utvikling av samfunnet på Fornebu, Innovasjonslab i Kommunegården og innbyggerpanel for å lytte til innbyggernes behov og fange opp hvordan de ønsker å bidra til utviklingen av kommunen.

Utvikle kommunen som regional samfunnsaktør

Prognosene for regionen som Bærum er del av, viser at det i den kommende perioden skal skje endringer som påvirker kommunen.

Bærum urbaniseres som følge av befolkningsvekst og regional arealstrategi. Om fire år er utviklingen av Sandvika og Fornebu som byområder blitt synlig.
Samarbeidet i hovedstadsregionen kommer i noen grad til å foregå på basis av avtaler.
Det er behov for løsninger som kan gjøre regionen innovativ, bærekraftig og klimaklok.
Nytt Viken fylke kan medføre endrede roller for Bærum som fylkets største kommune.

Som følge av blant annet dette, må Bærum bygge kapasitet og kompetanse til å følge opp, bygge relasjoner og etablere samarbeid på nye områder. Nettverk og forpliktende samspill
med offentlige instanser, kompetansemiljø, næringsliv og befolkning blir trolig avgjørende for at regionen skal nå sine mål og kommunen bidra på en positiv måte. For at beslutninger skal bli bærekraftige, er det behov for gode faglige vurderinger og en bred forankring, slik figuren søker å illustrere. Kommunen må være forberedt på å kunne prioritere ressurser til dette når det trengs.

Møte nye behov for kompetanse og livslang læring Flere ufaglærte jobber forsvinner, og det vil gi kommunen en større utfordring i omstillingsprosesser som innebærer overtallighet. Kommunen som IA-bedrift vil ha en forpliktelse overfor de som faller utenfor arbeidslivet, samtidig som kommunen må tiltrekke seg riktig og avgjørende kompetanse. Det vil derfor være viktig å sikrer gode analyser og planer for hvordan kommunen skal forberede seg på de fremtidige behov:

Hvordan skal tjenestene være i 2020?
Hvordan kan vi endre gjennom teknologi, digitalisering, innovasjon og samskaping?
Hvordan forberede omstilling fra 2020?
Hvordan kombinere kvalitet, fag og ressurser?

Fremtidens arbeidsplasser vil preges av større grad av samarbeid på tvers med nye tverrgående arbeidsprosesser. Dette vil ofte løses i et prosjektsamarbeid med digitale arbeidsformer.

Oppdatere og videreutvikle beslutningsgrunnlag
Utarbeide godt beslutningsgrunnlag for Rådmannen og de folkevalgte. Dette innebærer analyser slik som LDIP for hele den samlede virksomheten, og virksomhetsanalyser og behovsanalyser for de ulike tjenesteområdene. Videre skal Organisasjon, styring og utvikling legge til rette for utarbeidelse av den årlige budsjettprosessen og utviklingen av ny kommuneplan sammen med nytt kommunestyre.

Rehabilitere Kommunegården – lage rom for å møtes, skape, dele og tenke. Kommunegården i Sandvika skal rehabiliteres og utvikles til å bli et klimaklokt og moderne lokale for ansatte og innbyggere. Dette skal understøtte en innovativ og endringsdyktig organisasjon og legge til rette for involvering og medvirkning med innbyggere, frivillige organisasjoner og næringsliv. Ny Kommunegård vil være klar for innflytting i 2021, og planlegges ut fra aktivitetsbaserte løsninger.

Forventede gevinster vil være av både økonomisk, miljømessig og kvalitetsmessig art, og kan knyttes til:

Økt produktivitet som følge av økt samhandling, bruk av digitale verktøy, en mer effektiv arbeidshverdag og redusert reisetid mellom lokasjoner.
Aktivitetsbasert arbeidsplass for kommunens ansatte – tilrettelegge for ulike arbeidsformer basert på dagens og fremtidens behov.
Forbedrede muligheter for samskapings- og innovasjonsarbeid.
Ny Kommunegård vil bidra til at kommunen fremstår som en moderne og fremtidsrettet arbeidsgiver, noe som vil gjøre oss mer attraktive i konkurranse med andre virksomheter.
Reduksjon av kostnader til bygningstilpasninger ved organisasjonsendringer.
Være et aktivt bidrag til byutvikling av Sandvika.

Forbedre og effektivisere kommunens fellesfunksjoner
Det arbeides kontinuerlig med å effektivisere og standardisere de administrative tjenestene på tvers av kommunen. Like oppgaver standardiseres, og effektive arbeidsprosesser implementeres på tvers av hele organisasjonen.

Hovedfokuset er innen områdene Regnskap, HR-drift, Lønn og Eiendomsdrift, hvor man søker å standardisere – effektivisere – digitalisere prosesser og tjenester.

Robotisere tjenester.
Utvikle nye arbeidsformer for å forbedre – Kommunegården gis et løft.
Etablere facility-management i Kommunegården.

For å gjennomføre noen av oppgavene som er blitt sentralisert i stab/støtte-prosjektet, vil det i en overgangsperiode være behov for å styrke kapasiteten.

Utvide og utvikle bruk av innovative anskaffelser Bærum kommune gjennomfører bestillinger for 2,6 milliarder kroner per år og anskaffelsesstrategien tilrettelegger for at lover og retningslinjer overholdes, samtidig som fokuset på gevinster ivaretas. Gjennom innovative anskaffelser bidrar kommunen i samspill med næringslivet til god samfunnsutvikling. Ved å beskrive og fremme innbyggernes behov, kan næringslivet bruke sin kompetanse til å få frem gode, effektive og innovative løsninger. Slik praksis gir insentiver til nyskaping og tilrettelegging for økt konkurransekraft i næringslivet.

Ivareta samfunnssikkerhet og beredskap Kommunen er bærebjelken i det generelle beredskapsarbeidet. God kommunal beredskap er en forutsetning for god nasjonal beredskap. Kommunal beredskapsplikt omfatter kommunen som myndighet, innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører.

Lover og forskrifter skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. I 2019 skal følgende gjøres:

Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) skal gjennomføres i samarbeid med Asker kommune.
Beredskapsplan og tiltakskort oppdateres på bakgrunn av helhetlig ROS 2019.
Gjennomføre øvelser og tilrettelegging for økt kompetanse.
Lokalbasert varslingssystem innføres innenfor Oslo politidistrikts geografiske grenser som omfatter kommunene Asker, Oslo og Bærum.
Prosjekt operasjonssenter for samvirke og beredskap (OPSAM) videreføres.

Etablere gode rutiner for å oppfylle krav til håndtering av personvern
Ny personvernforordning (GDPR) og ny personopplysningslov stiller krav til at kommunen håndterer personopplysninger om ansatte og innbyggere på en sikker måte. Det er behov for å kvalitetssikre at opplysninger lagres og gjenfinnes i kommunens systemer på en tilfredsstillende måte, samt at medarbeidere håndterer opplysninger forsvarlig. Kommunen har igangsatt et arbeid for å imøtekomme alle krav som ny personvernlovgivning stiller. Å etablere et tilfredsstillende system for å håndtere data, samt nødvendige opplæringstiltak for alle medarbeidergrupper, vil ha et sterkt fokus i årene fremover.

6.4 Digitalisering og IT

I tråd med digitaliseringsstrategien som ble vedtatt i mars 2017, bygger Bærum kommune omstillingsevne og leveransekapasitet for å møte omstillingen til digitalt førstevalg i offentlig og privat sektor. Der arbeidet de foregående årene i hovedsak har gått til å sette retning, strategi og fokus, vil de neste årene bære preg av å levere resultater i tråd med vår strategi og nasjonale føringer.

De fire digitaliseringsmål ligger fast, nemlig tjenester som bidrar til forbedringer for:

innbyggere
ansatte
ledelse og informasjonsdeling
virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling

Nye teknologier gjør sitt inntog på alle områder i samfunnet, og gjennom innbyggeres og ansattes egne erfaringer med disse formes forventningene til utnyttelse av teknologien.
Kommunen må utvikle sine tjenester og aktiviteter for å møte innbyggeres og ansattes forventninger, og måten det jobbes på må tilpasses nye løsninger for å opprettholde kvalitetsnivået. Det er betydelig rom for forbedring og effektivisering ved bruk at teknologi, men endringene kan være både krevende og kostbare. Konsekvensene av å ta i bruk ny teknologi uten å utvikle tjenestene tilsvarende kan bli redusert kvalitet og økte kostnader, så det er helt sentralt å lykkes med blant annet god tjenestedesign og utviklingen av organisasjonen.

Disse problemstillingene er ikke spesielle for Bærum, derfor samarbeider DigIT med andre kommuner, med leverandører og andre aktører. Det er behov for klare føringer og strategier og koordinering fra myndigheter og andre, som DiFi eller KS, for å lykkes med disse endringene.

6.4.1 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Norge digitaliseres raskt, og myndighetene har høye ambisjoner knyttet til bruk av digitale verktøy og tjenester. En digital forvaltning skal gi bedre tjenester til brukerne, med enklere søknadsprosesser og raskere svar, og har samtidig et innsparingspotensial som gjør at ressurser kan frigjøres og omdisponeres. For kommunens innbyggere betyr dette at de skal få tilgang til enkle, brukervennlige og sikre digitale tjenester for dialog, selvhjelp, mestring, læring, involvering og medvirkning.

Det er gjort flere studier de seneste årene knyttet til digitalt utenforskap. Det er visse grupper i befolkningen som er mer utsatt enn andre for å bli digitalt ekskludert, og den største gruppen er de eldre. De har størst andel ikke-brukere av internett og størst andel med svak digital kompetanse.

Bærum kommune skal tilby sine innbyggere alternative veier inn via kommunens veiledningssenter. Samtidig bør kommunens kundemottak innrettes slik at man oppmuntrer til bruk av elektroniske løsninger og tilbyr god veiledning når det er nødvendig.

For å få dette på plass, må kommunen lykkes med følgende:

styringsmodell og prosjektstyring og viktige innsatser
videreutvikling av organisasjon og kompetanse, økt gjennomføringskraft
skalerbarhet i leveranser
nasjonal pådriverrolle
samordning og standardisering av løsningene
digitalisering av prosesser
styring og finansiering
IT-sikkerhet

Styringsmodell, prosjektporteføljestyring og viktige innsatser
Gjennom en grundig kartlegging av behov i Bærum kommune, er det laget en «etterspørselskatalog» som danner grunnlaget for prioriteringen av DigITs innsats for å etablere digitale tjenester. Når utviklingsoppgaver og prosjekter har fått sin prioritering, går de til gjennomføring. Det er innført felles prosjektmetodikk i Bærum kommune basert på DiFis prosjektveiviser.

Noen viktige eksempler på innsatser:

min side for innbygger
velferdsteknologi
digital skolehverdag
identitetsstyring
ny digital personlig utrustning
flytting av sentral infrastruktur og arkiv

Videreutvikling av organisasjon og kompetanse, økt gjennomføringskraft
DigITs hovedfokus er å gjennomføre prosjektene med best mulig kvalitet og bidra til å sette tjenesteområdene i stand til å gjennomføre gevinstrealisering og prosessforbedringer.

Kommunen står foran betydelige omstillingsprosesser som påvirker mange sider av organisasjonen, slik som for eksempel:

samhandling mellom DigIT og tjenesteområdene om integrasjon av IT i kjerneprosessene
omstilling av kompetanse hos ledere og medarbeidere
tilrettelegging av teknologisk plattform for integrasjon med digitale komponenter
omlegging av driftsmønstre og tjenestenivåavtaler for å tilpasse seg innbyggernes behov for å benytte selvbetjeningsprosesser – utenfor kommunens åpningstid
tilrettelegge for digitaliserte prosesser: arbeidsavtaler, avviks- og forbedringsportal, Serviceportalen, e-læring og så videre

Omstilling til et digitalt førstevalg påvirker alle sider av vår organisasjon, og dette vil ta tid. Våre planer er ambisiøse og oppgaven er krevende. Mange er utålmodige og vil raskere fremover. Men strategi og handlingsplaner er basert på en helhetlig forståelse av vår virksomhet, og endringen må skje samlet for at Ett Bærum, digitalt førstevalg kan realiseres.

Skalerbarhet i leveranser forutsetter bedre og mer bevisst bruk av leverandører

Det er ikke mulig eller ønskelig at kommunens ansatte skal ha spisskompetanse på alt innen digitalisering. I tråd med digitaliseringsstrategien benyttes derfor leverandører til ulike sider av arbeidet fordi teknologiene blir mer og mer spesialiserte. Det er derfor nødvendig at leveransekapasiteten økes. Det vil fortsatt være viktig at DigIT er leverandør av IT- og digitaliseringstjenester, men ikke nødvendigvis alltid produsent.

Samarbeid og samskaping med leverandører og rådgivere er derfor viktig for å kunne utvikle initiativ og tiltak som målrettes mot disse områdene og som bidrar til Ett Bærum.

Pådriverrolle

I vår digitaliseringsstrategi ligger en føring om at Bærum kommune skal være en foregangskommune i å ta i bruk nasjonale fellesløsninger og aktivt bidra til at de etableres. Samarbeidet med det nasjonale miljøet og andre kommuner skal styrkes for å utvikle og ta i bruk felleskomponenter som kan bidra til økt effektivisering og lavere kostnader for offentlig sektor som helhet. Kommunen er allerede aktiv deltaker i flere fellesnasjonale prosjekter, og dette vil ha høy oppmerksomhet også i denne handlingsprogramperioden.

Denne pådriverrollen kan komme til uttrykk på ulike måter. Det nasjonale arbeidet med å etablere strategi, retning og arkitektur, enten det er innen helse, via KS eller felles digitale prosjekter, er viktig. Men også å dele tanker, planer og aktiviteter med andre enkeltkommuner eller grupper kan være viktig. Samarbeid med leverandører og næringsliv om utvikling og tilførsel av nye løsninger er bra for både leverandører og andre deler av offentlig sektor. Endelig er det mange kommuner i vår region som opplever tilsvarende utfordringer, og et regionalt samarbeid kan være en hensiktsmessig måte å koordinere vår utviklingsinnsats og oppnå bedre effektivisering.

Digitalisering av prosesser

Spredningen av digitale løsninger i vårt samfunn medfører forventninger blant innbyggere og ansatte om digitale selvbetjeningsløsninger som er uavhengige av kommunens vanlig åpningstid. Dette forutsetter at kommunens tjenester digitaliseres for å tilrettelegge for slike løsninger, noe som samtidig innehar et potensial for effektivisering.

Videre pågår det et arbeid med å kartlegge interne arbeidsprosesser slik som regnskaps-, lønns- og personalarbeid, som i stor grad innebærer repetitive oppgaver som kan være godt egnet for automatisering og robotisering. Dette er noen eksempler på digitalisering av prosesser, men arbeidet med å identifisere flere slike muligheter pågår kontinuerlig.

Styring og finansiering av IT-området
Digitalisering av kommunen vil øke bruken av IT som innsatsfaktor i tjenesteproduksjonen, med tilhørende kompleksitet. Dette øker behovet for styring av alle beslutninger gjennom hele investeringslivsløpet for IT-løsninger. Ny IT-styringsmodell som vektlegger samhandlingen mellom IT, sektorene og de ulike tjenesteområdene er vedtatt, og det er fullt fokus på å få denne kjent og operasjonalisert på tvers av kommunen. Ny finansieringsmodell for IT som i sterkere grad understøtter målene i digitaliseringsstrategien, er under utvikling.

Etterspørselskatalogen danner grunnlaget for handlingsplanen DigIT jobber etter – Handlingsplan for digitaliseringsstrategien. Prosjektene er innarbeidet i investeringene som i år deles i fem områder: Ett for kommunens digitale fellesprosjekter og ett for hver av sektorenes spesifikke prosjekter.

IT-sikkerhet

Digitalisering av saksbehandling og tjenesteproduksjon i Bærum kommune vil kunne gi store gevinster, men kan også resultere i endret eller forsterket sårbarhet. Ett Bærum, digitalt førstevalg er naturlig nok helt avhengig av tilgang på operative systemer og data, på både faste og mobile arbeidsplasser. Med økt integrasjon mot de øvrige offentlige digitale systemer kommunen er en del av, vil dette kunne innebære økt sårbarhet på områder hvor vi har liten eller ingen innflytelse, for eksempel innen telekommunikasjon. Dette kan i sin tur føre til økt sårbarhet på områder som:

tilgang på systemer og data
data på avveie
uautorisert endring av data
uautorisert bruk av data

Bevissthet omkring informasjonssikkerhet og personvern, og et robust forvaltnings- og driftsmiljø for systemer og data, er helt nødvendig for å imøtegå digitale trusler. Kommunen må derfor sørge for relevante tiltak for å redusere risiko.

En digital krise kan oppstå når viktige digitale systemer svikter og konsekvensen av bortfallet rammer mange. Bevissthet omkring beredskap og kontinuitetsplanlegging er helt nødvendig for å sikre gode, koordinerte og forhåndsplanlagte tiltak for å håndtere faktiske hendelser.

GDPR er innført i 2018 og medfører endringer i våre prosesser og økt bevissthet om personvernet som vil strekke seg inn i programperioden.

6.5 Eiendom

Eiendomsstrategi 2015–2025 har et høyt ambisjonsnivå, og gir retning og langsiktige mål for eiendomsvirksomheten. Strategien bygger på at det i årene fremover vil være betydelig økt og systematisk innsats både til nybygging og til vedlikehold og oppgradering av eksisterende bygningsmasse.

Prosjektmetodikk og investeringsreglement følges opp i de store investeringsprosjektene som er under gjennomføring. I de neste årene skal energi- og klimaledelse profesjonaliseres ytterligere. Grunneierrollen skal utvikles slik at kommunen kan bidra mer aktivt og strategisk i by- og stedsutvikling. Oppdragsmengden øker betydelig i perioden, og måloppnåelse og gjennomføringskraft krever et løpende utviklings- og omstillingsarbeid, samtidig som det må rekrutteres ny kompetanse og mer kapasitet.

6.5.1 Status – nøkkeltall ASSS

Nedenfor kommenteres kun de viktigste trendene i KOSTRA-tallene. En nærmere analyse av KOSTRAnøkkeltall for ASSS-kommunene og Asker finnes i rapporten om KOSTRA-nøkkeltall for 2016 og foreløpige tall for 2017 som ble behandlet i sak 104/14 i formannskapet i møte 22.5.2018. Endelige 2017-tall ble offentliggjort 15. juni 2018, og en nærmere omtale av disse kommer i ny rapport som legges frem høsten 2018.

Areal er den viktigste kostnadsdriveren innen eiendomsdrift. Det gjennomsnittlige areal formålsbygg per innbygger har holdt seg på 4,0 kvadratmeter per innbygger i hele perioden. Et slikt gjennomsnitt vil naturligvis dekke tjenester med både romsligere og trangere arealer. Mellom kommunene i ASSS-nettverket varierer gjennomsnittsarealet fra 3,1 til 4,5 kvadratmeter per innbygger.

Bærum kommune prioriterer eiendomsdrift relativt høyt målt i kroner per innbygger, men denne prioriteringen «spises opp» av høyt arealnivå slik at innsatsen per kvadratmeter er lavere. Kommunen ligger 39 prosent under gjennomsnittet i ASSS-nettverket på utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter.

I treårsperioden 2015–2017 har gjennomsnittlig prioritering av kommunale formålsbygg holdt seg relativt stabilt, og utgjør 9,8 prosent av sum netto driftsutgifter i 2017. Dette indikerer at Bærum kommune har evne og vilje til å ta vare på verdiene som eiendommene representerer.

Bærum kommune har siden 2013 hatt en systematisk opptrapping av innsatsen til formuesbevaring, denne innsatsen er blitt finansiert med investeringsmidler slik at den dermed ikke synes på nøkkeltall for vedlikehold. I dette handlingsprogrammet foreslår kommunen å øke vedlikeholdsinnsatsen som finansieres over driftsbudsjettet, i tråd med praksis fra andre kommuner i nettverket.

6.5.2 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Fortsatt rigging for gjennomføringskraft

Mange av kommunens omstillingstiltak avhenger av bygningsmessige endringer og forbedringer for å kunne ta ut gevinster og få til nødvendig omstilling. Eiendomsstrategien har satt kursen, og arbeidet med å operasjonalisere denne for å skape resultater er godt i gang. Volumet til både oppgradering, vedlikehold og investeringsprosjekter fortsetter å øke vesentlig, og det er viktig å sikre gjennomføringskraft ved å rekruttere og beholde gode medarbeidere, i tillegg til innleie av kompetente ressurser. Gjennomføringen og riggingen av organisasjonen stiller krav til ledelse over to spor: ha styring og kontroll og bygge lagånd og trivsel.

I et opphetet byggemarked er det vanskelig å rekruttere personer med ønskede kvalifikasjoner, både til lederfunksjoner og eiendomsforvaltning, men kanskje spesielt prosjektansvarlige med tung prosjektledererfaring til gjennomføring av større prosjekter. Det blir derfor fortsatt nødvendig å supplere med mer innleie enn det som er ønskelig. For å kommunisere med markedet, etablerer Eiendom egne informasjons-/rekrutteringskanaler for å fremheve spennende arbeidsoppgaver og godt arbeidsmiljø.

Gjennomføre planlagte byggeprosjekter

Det er et omfattende investeringsprogram som skal gjennomføres for å sikre lokaler til kommunens tjenester. Figuren under viser noen viktige byggeprosjekter som planlegges ferdigstilt i handlingsprogramperioden 2019–2022. Alle større investeringsprosjekter som er under planlegging og gjennomføring, er omtalt i eget vedlegg.

Opptrapping og planmessig styrt oppgradering, vedlikehold og formuesbevaring
Eiendom har gjennomført et omfattende arbeid med tilstandsanalyser og har nå god oversikt over de fleste bygningers tilstand og behov for tiltak. Nå fortsetter arbeidet med å systematisere og samle tiltak til rasjonelle prosjekter med kostnadsestimater i årlige og mer langsiktige vedlikeholdsplaner. Vedlikeholdsplanene skal utarbeides av Eiendom sammen med tjenesteområdene og bygger på tverrfaglige vurderinger med utgangspunkt i behovsanalyser, tjenestenes behov, tilstandsanalysene og bygningsmassens egnethet.
Vedlikeholdsplanene gir informasjon og grunnlag for gjennomføring og prioritering av vedlikehold. Innsatsen til formuesbevaring vil delvis være vedlikeholdstiltak som etter regnskapsreglene skal finansieres delvis av driftsmidler og delvis av investeringsmidler.

Kommunen har siden 2013 årlig trappet opp innsatsen til formuesbevaring. I dette handlingsprogram legges det opp til en ekstraordinær styrking av driftsbudsjettet i en ti-årsperiode, til vedlikeholdsetterslepet er tatt inn. (Se kapittel 6.7.7)

Bedre prioriterings- og beslutningsgrunnlag

Behovet for rehabilitering og nybygg er større enn både budsjetter, tilgang til midlertidige lokaler og kapasitet til gjennomføring tillater. Derfor er det spesielt viktig at de aller viktigste prosjektene prioriteres, og det er nødvendig å videreutvikle modeller for tverrfaglige analyser i konseptfasen for prosjekter. Dialog og medvirkning skal utvikles så innspill fra tjenester og interessenter kan bidra til at alternative løsninger løftes frem. Livssykluskostnader med driftseffekt av investeringer, for både tjeneste- og eiendomsdrift, skal i større grad vurderes som del av investeringsanalysen og legges til grunn ved prioriteringer. Ulike alternativer skal veies opp mot hverandre som grunnlag for prioritering og beslutning. Det vil fortsatt arbeides med videreutvikling av gode og innovative anskaffelses- og kontraktsmodeller som kan bidra til innovasjon og riktige løsninger i eiendomsprosjektene.

Innta en mer aktiv og strategisk rolle i eiendoms- og knutepunktsutvikling
Behovsanalysene for tjenesteområdene og føringer om å bidra til by-, steds- og samfunnsutvikling, gjør at kommunen må arbeide aktivt med tomtesøk og sikre strategiske posisjoner ved tidlig involvering i områdeutvikling.

Kompetanse og kapasitet til gjennomføring av forhandlingsprosesser, strategiske tomtekjøp og eiendomsutvikling skal styrkes, slik at det kan arbeides målrettet med å sikre arealer i tilstrekkelig tid til å realisere byggeprosjektene som forutsatt. Det er viktig at roller er avklart og at det inngås samarbeidsavtaler om blant annet eierstruktur, organisering og strategi med eksterne aktører og andre grunneiere i utvikling av områder. Rådmannen vil beskrive og forankre aktuelle samarbeidsmodeller og virkemidler for kommunen i rollen som grunneier og eiendomsutvikler.

Eiendom vil bygge kapasitet og kompetanse innen strategisk by- og tettstedsutvikling. I dette arbeidet er samhandling med Plan- og Tekniske tjenester viktig for å sikre samfunnets interesser gjennom kommunens strategiske posisjoner og verdiutvikling.

Klimakloke bygg og systematisk innsats når for miljø- og energiledelse Bevisst rekruttering i 2017/2018 har gitt styrket kompetanse og kapasitet til både energi- og miljøledelse.
Eiendom har tydelig spisset sin miljøprofil i nybyggs- og rehabiliteringsprosjekter. Nå skal «energijakten» systematiseres og følges tettere opp gjennom utvikling og rapportering på nøkkeltall.

Ut fra prinsippet at «de mest miljøvennlige kvadratmeterne er de som ikke bygges», skal arbeidet med å redusere arealbruk per innbygger videreføres. Dette handler om å utnytte den eksisterende bygningsmassen effektivt, organisere tjenestene slik at arealbehovet kan dempes, og bygge nye arealeffektive, fleksible og fremtidsrettede bygg.

Systematisering og styring av arbeidet fortsetter ved å sertifisere eiendomsvirksomheten innen ISO 140001 Miljøledelse og ISO 50001 Energiledelse.

Kvalitetssikring og internkontroll (økt oppdragsmengde og økte krav) Eiendom har over de siste årene nærmest doblet omsetningen til vedlikehold, renholdskontrakter og
investeringer. Dette krever profesjonalisering og skaper forventinger til gjennomføring, effektivitet og dokumentasjon. Kommunen kjøper årlig betydelige tjenester og entrepriser i et konkurranseutsatt marked. Bransjen har også innslag av «useriøse aktører». Det er behov for å følge nøye med gjennom kontraktsoppfølging, også når det gjelder både seriøsitetsbestemmelser og byggherreforskriftens krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplasser. Prosjektmetodikk og prosjektøkonomistyring er satt i system og krever tettere oppfølging med både styrende dokumenter, kalkyler, usikkerhetsanalyser, prognoser og
rapportering.

Rådmannen er opptatt av at risiko skal holdes på et akseptabelt nivå, og ser behov for å øke kapasitet og kompetanse til å sikre god styring av disse prosessene, herunder revitalisering av kvalitetssystemet og gjennomføring av internkontroll.

Nye arealeffektive og fremtidsrettede lokaler i Kommunegården Kommunen leier Kommunegården i Sandvika av Bærum kommunale pensjonskasse gjennom en «barehouse
»-avtale, der kommunen har fullt ansvar for vedlikehold og oppgradering. Det er nødvendig med teknisk og funksjonell oppgradering av Kommunegården og en modernisering av kommunens kontorarbeidsplasser slik at de understøtter fremtidens mer digitale og tverrfaglige arbeidsform. I tillegg er det behov for en optimalisering av arealene i møte med både innbyggere og næringsliv. Oppgraderingen vil gi en mulighet til å oppnå vesentlig arealeffektivisering og potensial for besparelser knyttet til å si opp eksterne leiekontrakter
etter ombyggingen.

Formannskapet har gjennom vedtak i sak 079/18 (møte 24.4.2018) gitt rammene for ny kommunegård. I saken er det også redegjort for mulige gevinster av prosjektet. Det gjenstår fortsatt konkretisering før det avklares hvilke tilpasninger som skal gjøres i oppgraderingen av Kommunegården, om alle utbedringer vil inngå i ny leieavtale med Bærum kommunale pensjonskasse, eller om det vil komme investeringsbehov i tillegg. Rådmannen vil følge opp dette i neste LDIP, samt i egne saker om prosjektet.

Vedtatt budsjettramme er på 38 millioner kroner i 2018, og øker til 55 mill. fra og med 2020. Nye beregninger viser likevel et samlet behov på 77,6 mill. i 2022.

Eivind Lyches vei 10 og Løkketangen vil brukes som midlertidige kontorlokaler fra våren 2019 inntil det planlegges innflytting i ny Kommunegård i 2021.

Fleksible og smarte bygg for kommunens tjenester Bygg skal planlegges og bygges så de understøtter tjenestenes behov, og være robuste og fleksible så de kan tilpasses fremtidens behov for endringer.

Eiendom vil etterspørre digitaliserte modeller som kan brukes til oppmåling, planlegging, prosjektering og bygging, og i driftsfasen. 3D-modeller har mange fordeler og bidrar blant annet til god visualisering av sluttresultatet, reduserer feil i tverrfaglig prosjektering, og kan være et meget godt hjelpemiddel i det løpende arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold av bygningene.

Samarbeidet mellom tjenestene, Digitalisering og IT og Eiendom vil styrkes og systematiseres for å utvikle smarte bygg og smarte løsninger. Eiendom har som ambisjon å følge den norske byggenæringens veikart og mål om heldigitalisering av byggeprosessene innen 2025.

6.6 HR og medarbeidere

Dette kapitlet beskriver status og utvikling for kommunen som helhet innen medarbeiderområdet.

Kommunens arbeidsgiverstrategi, som ble vedtatt i kommunestyret januar 2016 (møte 27.1.2016, sak 004/16), gir fortsatt føring for nye satsinger. Strategien beskriver fire satsingsområder som skal bidra til å gjøre kommunen til en attraktiv arbeidsgiver. Modellen er laget som et «hus» hvor grunnmuren er kommunens verdigrunnlag samt filosofien om medarbeiderskap, og hvor stolpene viser de fire satsingsområdene.

6.6.1 Status – nøkkeltall medarbeidere

De fleste nøkkeltall viser at kommunen har en positiv utvikling. Turnover ligger stabilt på rundt 8 prosent, som er relativt lavt. Rekrutteringssituasjonen innenfor tjenestene er god for de fleste yrker, mens det innenfor Eiendom og IT må rekrutters i sterk konkurranse med det private markedet.

Sykefraværet har økt fra 2016 til 2017, og er nå på nivå med 2014. Rådmannen legger opp til en forsterket innsats for å bidra til økt nærvær og redusert sykefravær. Siden 2014 har antall årsverk økt med 245. Samtidig har antall medarbeidere blitt redusert med 186. Det indikerer at det benyttes færre timelønnede, og at gjennomsnittlig stillingsstørrelse er økt noe. Andelen menn har økt noe.

6.6.2 Handle nå – viktige innsatser i handlingsprogramperioden

Videreutvikle godt lederskap
Fremtidens utfordringer medfører store krav til ledere i Bærum kommune. Krav til mer effektiv bruk av medarbeidernes kompetanse, organisasjonsutvikling for å ta i bruk mulighetene som digitalisering gir, økt bruk av innovasjon og styrket gjennomføringskraft i utvikling og forbedring er noen områder som er helt avhengige av en tydelig og synlig ledelse på alle nivå i organisasjonen.

Kommunen har 545 ledere, fordelt på tre organisasjonsnivå. Det planlegges et styrket lederutviklingsprogram som vil iverksettes fra 2019. Programmet skal ta utgangspunkt i organisasjonens fremtidige behov for omstilling og endring, samtidig som det skal ivareta de ulike ledernivåenes behov for kompetanseutvikling. En generell føring vil være et forsterket fokus på ledelse og mindre på fag. Programmet vil blant annet omhandle tema som endringsledelse, kulturbygging, samspill, kommunikasjon, teamutvikling og medarbeider-utvikling samt sykefravær og helsefremmende arbeid. Det vil også inkludere et opplegg for innfasing av nye ledere. Kommunens lederplakat viser hvilke forventninger som stilles til en leder i Bærum, og disse føringene legges til grunn i videre ledelsesutvikling.

I dette opplegget skal avdelingsledernivået vektlegges sterkere. De har en sentral rolle i nærledelse av alle medarbeidere, og har blant annet ansvaret for å gjennomføre gode tiltak for å redusere sykefraværet.

Sikre medarbeidere med riktig kompetanse
Fremover vil det være kritisk at kommunen har en riktig kompetansesammensetning for å løse sine oppgaver på en best mulig måte. Satsing på digitalisering vil utfordre tidligere arbeidsmetoder, og innebærer behov for omstilling og ervervelse av ny kunnskap og kompetanse. Robotisering vil ta over en del rutineoppgaver, og vil kunne innebære at arbeidsoppgaver forsvinner. Dette kan medføre overtallighet. Kommunen må være forberedt på at det ikke vil være mulig å omstille alle overtallige til nye oppgaver innen kommunen.

Nye krav om bemanningsnormer samt ambisiøse mål om investeringer og nye digitale løsninger bidrar til en mer presset rekrutteringssituasjon i et konkurranseutsatt marked. Kommunens omdømme som arbeidsgiver og opplevelsen av en profesjonell rekruttering vil påvirke muligheten til å nå frem til gode kandidater. Dette arbeidet skal forsterkes i årene fremover. Tiltak for å beholde nøkkelpersonell skal også prioriteres.

Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor vil bli gjennomført i slutten av 2018, og skal følges opp på hvert tjenestested og i hver avdeling i 2019. Undersøkelsen måler faktorer som forskning har vist at har betydning for kvaliteten på tjenesten og arbeidsmiljøet. Opplevelse av mestring og riktig bruk av kompetanse er et sentralt punkt i undersøkelsen.

Mangfold og inkludering

Bærum kommune er en organisasjon som ønsker å være preget av mangfold og raushet. Som IA-bedrift skal vi tilrettelegge for at personer som står utenfor arbeidslivet, tilbys praksisplasser. Dette gjelder både flyktninger, minoritetsspråklige og personer med fysiske eller psykiske begrensninger. Kommunens andel ansatte med minoritetsbakgrunn er 14 prosent. Innen pleie- og omsorgstjenester er andelen høyere. I det videre arbeidet ønsker kommunen å stimulere til at det tilsettes flere med minoritetsbakgrunn i både lederstillinger og akademikerstillinger.

Økt nærvær

Flere medarbeidere i høyere stillingsprosent vil gi bedre kontinuitet og kvalitet i tjenestetilbudet. En satsing på heltidskultur vil også kunne bidra til å redusere sykefravær. Dette gjelder spesielt innen pleie og omsorg og helsetjenestene hvor det er behov for heldøgns bemanning. Kompetanse og villighet til å benytte alternative turnusordninger er en forutsetning for å sikre en riktig balanse mellom hverdag og helg.

Kommunens mål om å redusere sykefravær til 7 prosent krever forsterket innsats. Nye rutiner for oppfølging av langtidssykemeldte og forsterket opplæring av ledere, blant annet ved hjelp av ledernettverk på tvers, skal bidra til en positiv utvikling. Sykefraværsprosjektet som ble gjennomført i 2017, følges opp med dedikerte ressurser. Kommunens strategier for å redusere sykefravær ligger fortsatt til grunn.

Innovasjon og utvikling

Alle ledere har gjennomført kommunens program for lederutvikling i innovasjon (LUP). Det har gitt et solid fundament for videre satsing. Alle tjenestesteder skal ha ett innovasjonsprosjekt i året. Kulturkartleggingen som ble gjennomført våren 2018, viser at kommunen i stor grad har en kultur som er preget av innovasjon og utvikling. Innovasjonsstrategien 2018–2020, Gjennomføring av morgendagens løsninger, har som hovedmål at et systematisk innovasjonsarbeid skal bidra til omstilling. Det skal skapes resultater på den enkelte arbeidsplass, og innovasjon skal bidra til kommunens samlede måloppnåelse. Suksesskriterier er blant annet at medarbeidere blir sterkt involvert i forbedringsarbeidet sammen med brukere av tjenestene. De bør derfor også være med på å finne nye løsninger. Dette gir et bedre utgangspunkt når endringene skal iverksettes. I tillegg vil det være behov for nye samarbeidspartnere utenfor kommunen som kan vise alternative muligheter. Både frivillige organisasjoner, næringsliv og akademia vil være aktuelle samarbeidspartnere.

Varslingskultur og ytringsfrihet

Bærum kommune ønsker en åpen ytringskultur, med høy toleranse for ulike oppfatninger, og lav terskel for å si ifra om kritikkverdige forhold.

Retten til å ytre seg i det offentlige rom strekker seg langt. Ytringsfriheten gjelder også i omstridte saker. Ytringsfriheten gjelder alle ytringer som fremsettes på egne vegne.

Rådmannen ønsker at dette skal være en holdning som skal prege ledere og medarbeidere.

Alle medarbeidere skal oppleve et forsvarlig arbeidsmiljø. I løpet av 2018 er kommunens varslingsordning evaluert og rutinene oppdatert. Nytt varslingsråd er etablert. Det er et kontinuerlig behov for informasjonstiltak for å sikre at ordningen er kjent for alle medarbeidere.

6.7 Endringer i drift

6.7.1 Merbehov – intern organisatorisk tilpasning

1. Styrket bemanning DigIT

Det er et stort behov for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter, mange ligger på vent. DigIT må tilpasse organisasjonen til sektorenes behov for digitale løsninger og digital transformasjon.

2. Styrket økonomioppfølging for DigIT og Eiendom

Tiltaket skal bidra til å sørge for god økonomioppfølging av både driftskostnader og prosjektkostnader for både DigIT og Eiendom i en periode med stadig økende krav til kapasitetsutnyttelse og stort press på organisasjonen.

3. Styrket kvalitetssikring og internkontroll i Eiendom

Med økt gjennomføringsvolum, fokus på dokumentasjon av prosesser, bekjempelse av arbeidslivskriminalitet, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) på byggeplassen, miljøfokus og økt kompleksitet i anskaffelsesprosessene, er det behov for at kvalitetssystem, rutiner og prosedyrer fornyes, og praksis knyttet til dokumentasjon av prosesser forbedres. Det er derfor nødvendig å øke kapasiteten og kompetansen til disse prosessene, herunder revitalisering av kvalitetssystemet og gjennomføring av internkontroll.

4. Kompetanseheving og endring – HR og service

Fokus på naturlig avgang i forbindelse med etableringen av ny stabs- og støtteorganisasjon har ført til at mange medarbeidere ble flyttet til nye posisjoner og stillinger sentralt. Det er behov for et kompetanseløft slik at man både er kvalifisert til dagens oppgaver og kan mestre nye oppgaver som følge av ytterligere digitalisering.

5. Saksbehandlerkapasitet HR-drift

Nye bemanningsnormer i skolene og barnehagene kommer til å kreve flere saksbehandlerressurser til oppgaver knyttet til oppgaver som oppstart og avslutning av arbeidsforhold i Bærum kommune, blant annet behandling av arbeidsavtaler og tjenestebevis.

For å sikre at tjenestestedene mottar riktige tjenester til riktig tid er det beregnet at HR-drift skal dimensjoneres fra dagens 7 til 10 årsverk for en midlertidig periode. Det er derfor behov for tre nye årsverk i 2019 og 2020. En dimensjonering på 10 årsverk i HR-drift gir en dimensjonering på 1 211 ansatte per årsverk. Tall for 2017 viser at HR-drift behandlet 8 000 arbeidsavtaler. I tillegg kommer andre oppgaver.

Merbehovet forventes å falle ut etter 2020 som følge av effekten av målrettet bruk av prosessforbedring, teknologi og digitalisering.

6. Nytt lederutviklingsprogram

Det er gjennomført en konseptfase for nytt lederutviklingsprogram. Programmet skal ta utgangspunkt i organisasjonens fremtidige behov for omstilling og endring, samtidig som det skal ivareta de ulike ledernivåenes behov for kompetanseutvikling. Opplegget starter fra sommeren 2019, og det er beregnet et samlet merbehov på 4 millioner kroner i oppstartsfasen. Rådmannen vil komme tilbake til finansieringen for resten av handlingsprogramperioden i handlingsprogram 2020–2023.

6.7.2 Merbehov – sentralt posterte felleskommunale kostnader

7. Flytting av arkiv

Det fysiske arkivet er lokalisert i Kommunegården og består av cirka 4 100 hyllemeter. Arkivet kan ikke forbli i Kommunegården under rehabiliteringsperioden. Utflytting av arkivene er i tråd med føringene fra rehabiliteringsprosjektet.

Det er behov for en gjennomgang av dagens arkiv og kaste/makulere materiale som ikke er arkivverdig for å lette tilgangen til arkivverdig materiale og minimalisere det fysiske arkivet. Dette tiltaket innebærer en reduksjon av allerede vedtatt bevilgning.

8. Mindre inntektspotensial på leiekontrakter

I handlingsprogram 2016–2019 ble effektiviseringstiltaket «Økt oppfølging av leiekontrakter for å sikre at inntektspotensialet utnyttes» vedtatt med en innsparing på 1 million kroner i 2018, økende til 3 mill. Denne innsparingen korrigeres i og med at leieavtaler utgår for tre bygg/lokaler.

9. Digitalt utstyr til folkevalgte

I forbindelse med kommunestyrevalget i 2019 er det behov for midler til å kjøpe inn opp mot 150 nye Ipader og et antall PCer for utdeling til de folkevalgte, med tilhørende apper, lisenser og programvare.

10. Forsinket effekt av optimalisering av stabs- og støttefunksjoner

Optimalisering av stabs- og støttefunksjoner prosjektet ble implementert høsten 2017. I den politiske behandling av saken ble det vedtatt ambisiøse mål for prosjektet i handlingsprogramperioden 2017–2020 med et nedtak i ressursnivå med utgangspunkt i 2015-tall på 25 millioner kroner tilsvarende cirka 40 årsverk.

Resultatet skulle oppnås hovedsakelig gjennom ansettelsesstopp og naturlig avgang i prosjektperioden, samt gjennom planlagt avgang de nærmeste årene, og med liten grad av overtallighet. Det har derfor vært behov for omstillingsmidler i prosjektperioden. I 2017 benyttet kommunen seg av 10 mill. i omstillingsmidler, og dette har blitt redusert til cirka 6 mill. i 2018. Cirka 80 prosent av innsparingene er oppnådd i 2018, og resten av innsparingene vil bli tatt ut gjennom naturlig avgang innen 2020. Det er derfor behov for 4 mill. i omstillingsmidler i 2019.

11. Videreføre deltakelse i program for helhetlig kriseledelse i Operasjonssenter for samvirke og beredskap

Videreføre deltakelse i program for helhetlig kriseledelse i Operasjonssenter for samvirke og beredskap (OPSAM) for Oslo politidistrikt (OPD), 110-sentralen, Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK), Oslo kommune, Asker kommune og Bærum kommune.

På bakgrunn av utarbeidet konseptanalyse skal det gjennomføres et forprosjekt hvor etableringen av en felles kommune-hub med kunnskap om de kommunale tjenestene skal prøves ut (pilot), i første omgang lokalisert i 110-sentralen på Lysaker. Erfaringene med kommune-hub skal evalueres for å vurdere videre etablering. Kostnadene for de tre kommunene er estimert til 2,5 millioner kroner i 2019, hvorav 1,5 mill. for Oslo, 0,5
mill. for Bærum og 0,5 mill. for Asker. Fordelingen mellom kommunene er baser på befolkningsgrunnlag og areal.

6.7.3 Merbehov – felles til fordeling – økt husleie Kommunegården

12. Leie av erstatningslokaler for Kommunegården / økt leie Kommunegården

Det vises til sak 079/18 behandlet i formannskapet 24.4.2018 om Kommunegården – konseptvalg og beslutning om å igangsette planleggingsfase (BP2). Kommunegården skal total ehabiliteres, ansatte må flytte ut av bygget og kommunen får ekstra leiekostnader i denne perioden. Ny leieavtale etter rehabiliteringen er estimert til 63 millioner kroner, hvert år, i tillegg til en årlig kostnad på cirka 14 mill. til nedbetaling av vedlikeholdsetterslep.

I sak 079/18 ble kun Eivind Lyches vei 10 omtalt som erstatningslokaler i rehabiliteringsperioden (2019–2021). En gjennomgang viser at behovet er noe større enn tidligere beregnet. Rådmannen melder derfor et større beløp for erstatningslokaler enn omtalt i saken. Beløpene gjelder både kontorlokaler, midlertidige lokaler for seniorsenter og egnede lokaler til videre drift av lavterskelinnsatsen innen rus, mestring og forebygging sentralt i Sandvika. Samlet utgjør behovet 77,6 mill. i 2022. Vedtatt budsjett er på 38 mill. i 2018, og øker til 55 mill. i 2022, noe som gir et merbehov på 22,6 mill.

Flyttingen fra Kommunegården til midlertidige lokaler er utsatt til 2019 (i tråd med redegjørelsen i saken), og i henhold til saken er budsjettet til ekstern leie redusert med 22 mill. i 2018. Dette gjør at endringene i forhold til 2018-nivå blir tilsvarende høyere i handlingsprogramperioden.

6.7.4 Innsparinger – intern organisatorisk tilpasning

13. Automatisering av prosesser DigIT Dokumentasjon

Automatisering av arbeidsprosesser vil gi redusert behov for ressurser.

14. Digitalisering av utflyttingsprotokoll

Inn- og utflyttingsprotokoll skrives i dag på papir i boligen sammen med leietaker, og bo-oppfølger skriver inn informasjonen i systemet Plania i etterkant. Elektronisk inn – og utflyttingsprotokoll utfylles i en app – og data overføres direkte inn i Plania. Løsningen har elektronisk signering fra leietaker. Informasjon om nødvendige tiltak i boligen oppdateres øyeblikkelig og blir tilgjengelig for Eiendomsdrift og Eiendom bolig, noe som gjør leietakerskiftene mer effektive.

15. Innsparing Pensjonsenheten

Pensjonsenheten har et mindre tiltak som går på å ikke erstatte en 60-prosent stilling.

16. Nye universitetsavtaler – Sandvika kunnskapssenter

Inngåelse av avtaler for Sandvika kunnskapssenter vil kunne medføre forbedret økonomi med 1 million kroner per år fra og med 2022. Regner med halvårseffekt i 2021.

17. Bedret bruttofortjeneste kantinedrift i Kunnskapssenteret

Bruttofortjenesten ved kantinedrift i Kunnskapssenteret skal forbedres ved bedre vareutvalg som forøker fortjenestemarginen.

18. Omstilling og effektivisering i Strategi- og utviklingsenheten

Strategi og utvikling vil gjennom intern organisatorisk tilpasning og prioritering av oppgaver redusere ressursbruken med 0,5 mill., tilsvarende et halvt årsverk. Det er forventet at tiltaket vil løses gjennom naturlig avgang.

6.7.5 Innsparinger – sentralt posterte felleskommunale kostnader

Det er ingen nye og endrede sentralt posterte felleskommunale innsparinger

6.7.6 Fellestiltak med innsparingseffekt for hele kommunen

19. Automatisering av arbeidsprosesser

Automatisering av arbeidsprosesser vil gi redusert behov for ressurser i andre tjenestesteder i kommunen.

20. Avvikle dekning av bredbånd

Det er i løpet av 10–15 år gitt dekning av bredbånd til medarbeidere med hjemmekontor. Etter hvert som digitale løsninger er blitt tilgjengelige, har de tradisjonelle hjemmekontorordningene blitt avviklet. Det foreslås derfor å avvikle dagens ordning med å dekke bredbånd. Det legges opp til å avvikle ordningen fra 2019.

21. Omstilling 2022

Det er innført arbeidsprosesser for å sikre at virksomheten skal klare å ta ut effekten av målrettet bruk av teknologi og digitalisering. Det er allerede lagt inn et ambisiøst krav om effektivisering i årene frem til 2021.

Fremtidens endrede rammer krever likevel en større omstilling enn det vi kan klare å ta ut ved hjelp av teknologi og digitalisering. Et bærekraftig tjenestenivå innebærer blant annet prioriteringer og arbeidsmetoder som vektlegger brukerens egen mestring og selvhjulpenhet. I løpet av 2019 tas et aktivt grep for å igangsette prosesser som skal sikre at virksomheten blir rustet til å kunne effektuere nødvendige omstillingstiltak. En effektivisering tilsvarende 0,7 prosent utgjør om lag 50 mill. i 2022. En nærmere konkretisering av tiltakene vil bli gjort i arbeidet med handlingsprogrammet for 2020–2023.

6.7.7 Økte ressurser FDV (forvaltning, drift og vedlikehold), programområde
92 og 93

22. Økte midler til vedlikehold over en tiårsperiode

Rådmannen foreslår, som omtalt i LDIP 2019–2038, å øke driftsbudsjettet til vedlikehold i kommende handlingsprogramperiode. Det foreslås en ekstraordinær styrking av driftsbudsjettet i en tiårsperiode, til vedlikeholdsetterslepet er tatt inn. Samtidig reduseres investeringene til formuesbevaring med 50 millioner kroner årlig i samme periode. Det er beregnet et samlet merbehov i driftsbudsjettet til Eiendom på 80 mill. i handlingsprogramperioden. Lavere investeringsbehov reduserer både egenkapital- og lånebehovet. Dette gir en positiv effekt på driftsbudsjettet ved at finansutgiftene blir lavere og bidraget fra driften kan reduseres for å opprettholde egenkapitalkravet på 50 prosent. Samlet effekt av tiltaket på kommunens økonomi er et netto mer behov på 17 mill. i handlingsprogramperioden.

Dette er i tråd med målsettingene i LDIP 2019–2038 (KST-sak 027/18, møte 4.4.18)

23. Nettoendring FDV

Det budsjetteres med kostnader til FDV basert på endringer i areal. Nybygg og tilbygg gir økte arealer, bygninger som rives vil gi reduserte arealer. Når nye arealer tas i bruk, bevilges det et beløp per kvadratmeter som tilsvarer bransjenormtallet (Holte-nøkkelen). Avvik i fremdrift for prosjekter (endret ferdigstillelse) og/eller nye bygg som ikke tidligere er lagt inn, gjør at FDV-budsjettet må endres.

24. Vaktordning kommunale bygg og anlegg

Det skal etableres en vaktordning med egne ansatte som gjør at Eiendom er tilgjengelig i beredskapssituasjoner og for politi og brannvesen hele uken og hele døgnet. Ved eventuelle kritiske hendelser vil vaktordningen sørge for at nødetater og eventuelt kommunens ledelse varsles. Det skal vurderes om enkelte alarmer fra tekniske anlegg kan overføres til vaktordningen i stedet for til nødetatene slik det er i dag. 6.7.8 Innsparinger FDV (forvaltning, drift, vedlikehold), programområde 92 og 93

25. Koordinering og optimalisering av overgangsfase bygg – drift og vedlikehold

Når bruk av formålslokaler endres, kan prosessen optimaliseres slik at lokalene tas raskt i bruk og driftsavtaler sies opp i tide. God samhandling internt i kommunen er viktig for god/riktig utnyttelse av bygg og kan gi økonomisk gevinst.

26. Reduksjon av energiutgifter som følge av energireduksjon

Oppfølging og rapportering vedrørende avtaler, energibruk og kontroll av tekniske rom, og riktig kompetanse og verktøy for oppfølging av tekniske anlegg, vil føre til reduksjon av energiforbruket.

27. Digitalisering av nøkkelhåndtering

Nøkkelhåndtering av cirka 2 200 boliger er plasskrevende og ressurskrevende. Eiendom har satt i gang en prosess med å digitalisere låssystemer. Elektroniske nøkkelbrikker vil medføre at utskifting av lås ved leietakerskifte, erstatning ved tap av nøkler og tilgang i forbindelse med nødvendige vedlikeholdsoppgaver og annen nødvendig tilgang vil bli enklere og raskere.

28. Redusere kostnader til utrykning ved feilalarm

I 2017 er det regnskapsført cirka 1,9 mill. til unødvendige utrykninger ved brann- og innbruddsalarmer betjent av ABBV. Dette gjelder både boliger og formålsbygg. Årsaken til disse alarmene er feil på anlegg eller feil bruk av boliger/byggene. Arbeidet med tekniske tiltak og informasjon til brukere i de byggene som har flest alarmer, er startet i 2018, og forventet effekt i 2019 og videre fremover er 0,5 mill.

6.8 Økonomiske driftsrammer for Organisasjon, styring
og utvikling, programområde Administrasjon

6.9 Foretak og selskaper

Foretak og selskaper kommunen eier helt eller delvis

Med utgangspunkt i vedtatt eierskapsmelding videreføres kommunens utøvelse av en målrettet og forutsigbar eierskapspolitikk. Eierskapsmeldingen ble sist rullert 25.10.2017. Spesifikke eierstrategier utarbeides for flere av selskapene med stor betydning for kommunen. Der fremkommer kommunens formål med eierskapet, samt fastsettelse av overordnede målsettinger og tydeliggjøring av eiers krav og forventninger til selskapet og
selskapets styre. Eierutvalgets årlige dialog- og eiermøter er sentralt i oppfølgingen av selskapene.

Det vil i løpet av handlingsprogramperioden 2019–2022 skje vesentlige endringer knyttet til enkelte av selskapene. Dette gjelder blant annet i forhold til:

Brannvesenet, hvor ABBV IKS ansvarsområde og bemanning utvides som følge av kommunesammenslåingen for Asker, Røyken og Hurum kommuner. Det er utarbeidet et forslag til ny selskapsavtale gjeldende fra 1.1.2020.
ARBA AS, hvor det er igangsatt forhandlinger med sikte på at Bærum kommune blir 100 prosent eier av selskapet. Det betyr i så fall en overtakelse av Akershus fylkeskommunes andel på 16,7 prosent og Asker kommunes andel på 11,8 prosent.
Vestregionen som et § 27-samarbeid opphører fra 1.1.2019. Det politiske samarbeidet videreføres i 2019 og 2020. I løpet av denne perioden utformes en videre samarbeidsform for kommunene vest i Viken. Bærum kommune påtar seg ansvaret for å tilrettelegge for dette samarbeidet.
Vedtatt eierstrategi for BKE AS kan føre til overføringer mellom eiendomsporteføljene til henholdsvis selskapet og Bærum kommune.
Simula School of Research and Innovation AS vurderer behovet for en emisjon høsten 2018.

Publisert 25. sep. 2018 kl. 04.11 Oppdatert 01. aug. 2023 kl. 11.32