Formannskapet 10. oktober behandlet rådmannens orientering om forbedringer av styringsinformasjonen ved investeringer.

Handlingsprogram 2017-2020 er det første hvor ny prosjektmetodikk er anvendt i forhold til å beskrive hvor i prosjektløpet ulike investeringsinitiativ befinner seg. Kommunen er i en tidlig innføringsfase og metodikken vil utvikles videre.

Fasene i investeringsprosjekter - og beslutningspunkter

Fase 0 (Foranalyse-fase)  – frem til beslutningspunkt
Behov/ide foreligger (eks. fra behovsanalyse eller strategidokumenter), men konseptvurdering er ikke påstartet. Tid og kostnader for gjennomføring er enten ikke vurdert, eller er å betrakte som høyst foreløpige med meget stor usikkerhet. Prosjektet er ikke besluttet gjennomført. Foranalysen avsluttes med beslutningspunkt B1: Igangsettelse av konseptvurdering som er første reelle prosjektfase.

Fase 1 (F1) – Konseptfase – frem til beslutningspunkt 2 Konseptvurdering av løsningsvalg, tid og gjennomføringskostnader er igangsatt, men ikke avsluttet. Tid og kostnader for gjennomføring er å betrakte som høyst foreløpige estimater med meget stor usikkerhet. Prosjektet er ikke besluttet gjennomført. Avsluttes med beslutningspunkt B2: Valg av konsept, igangsettelse av planleggingsfase.

Fase 2 (F2) – Planleggingsfase – frem til beslutningspunkt 3 Konseptvurdering behandlet i henhold til fullmakts-regime, konsept er valgt og planleggingsfase besluttet igangsatt. Estimater for tid og kostnader har frem til gjennomført anskaffelse stor usikkerhet. Avsluttes med beslutningspunkt B3: Fastsettelse av kostnads- og fremdriftsrammer i henhold til Fullmakts-regime, beslutning om gjennomføring.

Fase 3 (F3) – Gjennomføringsfase – frem til beslutningspunkt 4 Prosjekt er under gjennomføring i henhold til vedtatt kostnadsramme etter endt planleggingsfase og anskaffelse. Tid og kostnadsrammer er i henhold til sikkerhet P85. Avsluttes med beslutningspunkt B4: Avslutning og overlevering til drift.

Fase 4 (F4) – Avslutningsfase Prosjektet er levert og tatt i bruk. Godkjennings/garantiperiode. Gevinstrealisering. Prosjektet tas ut av listen når det er avsluttet i regnskapet/sluttrapport er levert.

Løpende rapportering
Det rapporteres på investeringene samlet til kommunestyret i økonomimelding I og II. Rapporteringen skal ha fokus på hva som er vesentlig styringsinformasjon som fremdrift, økonomi, kvalitet og risiko. Årsakene til avvik skal kommenteres, konsekvenser vurderes og eventuelle korrigerende tiltak foreslås. Rådmannen legger opp til at rapporteringen gjennom året i økonomimelding I og II skal rapportere på avvik i forhold til: · Gjeldende vedtatt kostnadsramme (der det er kostnadsramme) · Periodeavvik (årets regnskap mot årets budsjett) · Fremdrift · Kvalitet · Risiko.

Styring av enkeltprosjekter 

For enkeltprosjekter over en viss størrelse fremmes prosjektets mål, framdrift og økonomi for politisk behandling i form av egne saker. Dette gjelder for byggeprosjekt der kostnadsrammen overstiger 90 mill. og øvrige prosjekter over 30 mill., samt for prosjekter/investeringer av særlig politisk interesse.