Digital innflyttingsprotokoll

Tjenesteområde

Eiendom

På hvilket tjenestested jobber du?

Eiendom

Er andre tjenestesteder involverte?

Helse og Sosial v/Boligbistand og IT. 

Epostadresse: liv.hansteen@baerum.kommune.no

Navn på innovasjon:

Digital inn - og utflyttingsprotokoll for kommunale boliger

Beskrivelse av innovasjonen – hva består løsningen av?

Papir er erstattet med digital løsning hvor informasjon om leietager som flytter inn eller ut av en bolig overføres direkte til forvaltningssystemet Plania via en applikasjon på Ipad eller Iphone. Det innbefatter digital signatur, dato for innflytting- utflytting som er viktig for å starte/avslutte husleiefakturering og melde at boligen er ledig for ny utleie.

Løsningen sender automatisk avlesning av strømmåler og informasjon om leietagerskifte til strømleverandør. Leietager kan selv velge strømleverandør via applikasjonen.  Det genereres en signert protokoll som sendes digitalt til leietager og inn til kommunens forvaltningssystem Plania.

Feilkilder reduseres betydelig. Løsningen innebærer at medarbeidere i Helse og Sosial har fått frigitt tid til andre arbeidsoppgaver. 

Bakgrunn (Hvorfor gikk dere i ang) Hva var utfordringen dere skulle løse?

Effektivisere prosessen da vi opplevde at det kunne ta tid før informasjon om leietagerskifte ble lagt inn i Plania og sikre at strømforbruk ble registrert på bruker. 

Hvor har dere stjålet innovasjonen fra?

Eiendomsmeglerbransjen har en tilsvarende løsning ved overtagelse av boliger.  Ideen ble stjålet for å tilpasse kommunale utleieboliger.  Eiendom tok kontakt med leverandør som hadde utviklet løsningen for meglerbransjen for å tilpasse den til kommunale utleieboliger.  Leverandør utviklet løsningen uten kostnader for Bærum kommune som en pilot med formål om å tilby løsningen for andre kommuner.  Det har vært en lang prosess som startet høsten 2015.  Utfordringen var at sikker sone i Plania måtte avvikles for at data skulle komme gjennom systemet.  Løsningen er et samarbeidsprosjekt mellom Eiendom, Helse og Sosial og IT. 

Har dere stjålet hele eller deler av løsningen?

Deler av løsningen. 

I hvilken grad har dere tilpasset løsningen til deres egen virksomhet? Kan dere gi en kort beskrivelse av evt tilpasninger?

Løsningen er tilpasset utleiemarkedet og skreddersydd for kommunens forvaltningssystem Plania.  Det har vært en krevende prosess som har tatt 6 år.

Løsningen skal videreutvikles til å kunne automatisk varsle om arbeidsordre fra inn- utflyttingen.

Verdi – i hvilken grad har innovasjonen skap verdi? (For ansatte/innbyggere/brukere)

Frigitt ressurser for medarbeidere i Helse og Sosial å redusere strømkostnader.   Feilkilder er betydelig redusert, særlig gjelder dette for start/avslutning av husleiefakturering og at strømkostnader blir belastet bruker og ikke kommunen. 

Spredning – Foreligger det planer for spredning av innovasjonen, eller har andre allerede tatt den i bruk?

Vi legger til grunn at flere kommuner i Norge vil ta løsningen i bruk.  De fleste kommuner som benytter Plania har avviklet sikker sone.