Digital flytteprotokoll

Tjenesteområde:

Administrasjon

Tjenestested:

Regnskap (Kostnadsavdelingen)

epostadresse:

kjersti.evju@baerum.kommune.no

Navn på innovasjonen hvor feilen oppstod:

Alusta, og en faktura som har blitt utbetalt med alt for høyt beløp

Kort beskrivelse av innovasjonen:

Alusta er kommunens system for innkjøp og mottak av inngående fakturaer, ca. 150.000 fakturaer årlig.

Bakgrunn – hva var utfordringen dere skulle løse?

Alusta er et moderne, skybasert digitalt system, med ca. 1450 brukere blant kommunens ansatte, hhv innkjøpere og fakturabehandlere på tjenestestedene. Det er mye automatikk i systemet, men også flere påkrevde manuelle handlinger.

Beskriv hva som skjedde da «Beste feil» oppstod:

En papirfaktura som i september 2021 ble mottatt i posten, ble skannet inn med feil beløp, da skanneprogram leste feil beløp og dette ikke ble fanget opp ved kontroll i Regnskap. Beløpet ble tillagt flere nuller i systemet, dvs. fakturaen som var på 2.700,00 kr ble på 2.700.000,00 i Alusta. Fakturaen ble videre kontrollert og godkjent av tre ulike personer på tjenestestedet, før den ble kontrollert og overført av Regnskap. Ingen av de involverte i fakturaen har reagert på beløpsfeilen med de ekstra nullene. Konsekvens at fakturaen ble utbetalt leverandør med kr. 2.700.000,00. Så snart feilen ble oppdaget av Bærum kommune, ble leverandør orientert og for mye mottatt beløp ble returnert kommunen.

Hva lærte dere?

Bærum kommune sine ansatte har alle mye å lære av denne fakturaen. For det første, bør alle våre leverandører sende fakturaer i elektronisk EHF-format. Gjør de det, er vi blant annet sikret at slike beløpsfeil ikke kan oppstå. Dette ber vi alle tjenestestedene om å hjelpe til med i sin kontakt med leverandør. Videre blir denne fakturaen en viktig påminnelse om ansvaret de ansatte har som fakturabehandlere i Alusta. Heldigvis var aktuell leverandør et større selskap, som håndterer slike feilutbetalinger profesjonelt. Men det kunne like gjerne vært en liten leverandør, et lite enkeltpersonsforetak eller en privatperson, og da kunne følgene blitt mer alvorlige.

Beskriv hva som skjedde videre (ble prosjektet avsluttet, ble det endret, forbedret?)

Alle de involverte i fakturaen har blitt informert og inkludert i denne feilen, for felles påminnelse og læring. Alle involverte er enige om at det i tillegg vil være nyttig om den får prisen "Årets feil", med tanke på mulig oppmerksomhet og kollektiv læring for hele organisasjonen og alle som er involvert i innkjøp og fakturahåndtering og i kontakt med våre leverandører.