Den nye ansattportalen

På hvilket tjenestested jobber du? 

Kommunikasjonsenheten 

Er andre tjenestesteder involverte?  

Ja, alle tjenesteområder er involvert i innholdsproduksjon. Utvikling har vært mye involvert, og flere andre tjenesteområder har vært involvert gjennom Sprinter i OSU 2021. (Regnskap, HR, Servicesenteret, Dokumentasjon, IT Forvaltning, IT-brukerstøtte 

 Epostadresse:anne-marte.lind@baerum.kommune.no 

Navn på innovasjon:  

Den nye ansattportalen 

Kort beskrivelse av innovasjonen – hva består løsningen av? 

Det mest innovative i løsningen er ikke produktet i seg selv, men den raske og smidige måten den ble utviklet. Løsningen er en ny og enkel portal som har som formål å 1) være veiviser til informasjon og oppgaveløsning, og 2) presentere oss selv og hva vi driver med for kollegaene våre. For å kunne bidra til oversikt, helhet og Ett Bærum.  

Bakgrunn (Hvorfor gikk dere i gang) Hva var utfordringen dere skulle løse? 

Gjennom de første sprintene i OSU 2021 kom det frem at det var et stort behov for å finne frem til riktig informasjon og til å lære mer om hverandre. Vi skulle løse utfordringen med å samle informasjon og gjøre den enkelt tilgjengelig. Det var også behov for å bli bedre kjent med resten av kommunen og hva de ulike områdene driver med.  

Fremgangsmåte – Hvordan har dere jobbet, og hvem har vært involvert? (Eks ansatte, andre tjenester, brukere, frivillige, næringsliv)  

Arbeidet startet som sprinter der vi brukte BLT-metoden og en smidig arbeidsform: Første sprint dreide seg om å innhente behov, og vi snakket med kolleger i alle deler av organisasjonen. Deretter lagde vi tre konsepter, som vi testet på interne brukere. Så foredlet vi ett konsept, og startet utviklingen av portalen. Vi testet den på ulike interne målgrupper og utviklet videre underveis.  

Prosess – Hvor langt har dere kommet?  

Den nye ansattportalen ble lansert 23. august i år. Da var den fortsatt ikke helt ferdig, men god nok. Videre utvikling og forbedring skjer kontinuerlig. På samme tid ble det etablert en innholdsgruppe som skap produsere innhold for de ulike tjenesteområdene. Dette arbeidet holder vi fortsatt på med. Nye sider publiseres fortløpende og videreutvikles etter hvert. Alle brukere av siden er invitert til å gi forbedringsforslag gjennom et skjema, og innspill og forslag vurderes og evt. implementeres fortløpende.   

Verdi – hvilken verdi har løsningen skapt? (For innbygger/brukere/ansatte) 

Ansatte har meldt tilbake om at det nå er mye enklere å finne frem til informasjon, og de sparer mye tid på å lete. Sidene oppfattes som oversiktlige og enkle å finne frem på, og svarer i stor grad til behovet om enklere veier til informasjon.  

Spredning – Foreligger det planer for spredning av innovasjonen eller har andre tatt i bruk innovasjonen? 

Løsningen har vært delt med et eget nettverk for kommunikasjonsfolk i kommuner og fylkeskommuner, der alle hadde meldt interesse for intern informasjonsportal på forhånd. Flere kommuner, blant annet Lier og Drammen har i etterkant meldt interesse for arbeidsformen og metoden, og vi har hatt et eget møte med Lier kommune, der vi presenterte arbeidet. Vi er åpne for å dele både løsning og arbeidsform dersom flere tar kontakt med oss med interesse.