Hendelsene skal rapporteres når:
- Hendelsen ikke er mulig å håndtere innenfor egne rammer og virksomhet
- Hendelsen ikke er håndtert innen virksomheten av ulike årsaker
- Hendelsen går på tvers av virksomheten og kan ikke håndteres lokalt
- På bakgrunn av mottatt rapportering må kommunalsjefer vurdere om:
- hendelse kan håndteres på lavere nivå i organisasjonen
- hendelse som er identifisert ikke lar seg håndtere lokalt
- hendelse kan håndteres innenfor sektoren
- hendelse er på tvers av områder og dermed bør rapporteres og behandles i toppledelsen
- hendelser det er viktig at toppledelsen bør være informert selv om den håndteres på lavere nivå – kan oppstå en situasjon/krise eller et medieoppslag?
- hendelser som krever overordnede beslutninger før de kan håndteres
8.1 Rapportering til kommunedirektørnivået
Hendelser skal rapporteres løpende til kommunedirektørnivå ved akutte situasjoner. Det enkelte kommunalsjefsområde som er involvert i krisehåndteringen skal fortløpende, på forespørsel, og minimum hver fjerde time rapportere til kriseledelsen om:
- Status for vedkommende kommunalsjefsområde
- Skader, omfang, mangler, problemer, utvikling i situasjonen
- Behov for ekstra ressurstilførsel
- Forhold som krever avklaring fra kriseledelsen og som ønskes drøftet på orienteringsmøte
8.2 Rapportering til Statsforvalteren
- Situasjonsrapportering må sikre at de involverte kommunalsjefsområdene rapporterer til kriseledelsen for å kunne gi et sammenfattet og bekreftet situasjonsbilde.
- Rapportene skal fange opp samfunnsmessige konsekvenser av krisen.
- Situasjonsrapportering på samordningskanal som sikrer at alle landets kommuner har en informasjonskanal inn til sentrale myndigheter om hva som skjer i krisesituasjonen, via statsforvalteren.
- Rapporteringen gjennomføres via DSB-CIM.