3.1 Kommunens ansvar

  • Verne befolkningens liv og helse, og bidra til at nødvendig helsehjelp, helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester kan tilbys befolkningen under krig, og ved kriser og katastrofer i fredstid
  • Legge til rette for og utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet. Trygghet dreier seg i stor grad om stabilitet og forutsigbarhet.
  • Ivareta befolkningen, kommunens ansatte og andre involverte i hendelsen
  • Opprettholde funksjoner som er viktige for å trygge liv, helse, verdighet, rettigheter og eiendom.
  • Ha evne til både å opprettholde kontinuitet i viktige tjenester og håndtere og begrense konsekvensene av uønskede hendelser.
  • Jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer.
  • Beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum én gang per år, og planen skal jevnlig øves.
  • Omfatter kommunens som myndighet innenfor eget geografisk område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører.

3.2 Hovedprinsipper for beredskapsarbeid og krisehåndtering

Krisehåndteringen i Bærum kommune følger prinsippene, i henhold til nasjonale retningslinjer:

Beredskap - Figur 1

3.3 Nivåer for ledelse av kommunens beredskaps- og krisehåndteringsarbeid

Kommunedirektøren har ansvar for at det arbeides systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, og krisehåndtering i kommunen, og er kommunens overordnede kriseleder.

  1. Strategisk nivå – kriseledelsen ved kommunedirektør og kommunaldirektører
  2. Operativt nivå – kommunalsjefer
  3. Taktisk nivå – tjenesteledere
Beredskap - Figur 2

Det er viktig at kommunen har samme nivåinndeling ved håndtering av en krise, for å skape likhet med samarbeidende aktører og forenkle samvirke.

I kommunens beredskapsplaner er de tre ledernivåene i organisasjonen defineret som:

  1. Kommunedirektør-nivå; kommunedirektør og kommunaldirektører
  2. Kommunalsjefsnivå; kommunalsjefer og seksjonsledere
  3. Tjenesteledernivå; tjenesteledere, enhetsledere og avdelingsledere
Beredskap - Figur 3

3.4 Kommunens nivåer for krisehåndtering

Tjenestene har ansvaret for håndteringen av hendelser innenfor eget ansvarsområde. Hvis hendelsen krever samlet koordinering eller betydelig støtte fra andre organisasjoner eller enheter, skal håndteringsansvar og oppgavefordeling avklares med kommunedirektøren.

Kommunens kriseledelse skal orienteres om alle hendelser som kan utvikle seg til en beredskaps- eller krisesituasjon, både de langsomme og akutte hendelsene, eller der kommunens omdømme utfordres i betydelig grad. Kommunedirektøren vil beslutte den videre håndteringen av hendelsen. Det skal være lav terskel for å samle kriseledelsen.

 

   
En uønsket hendelse håndteres innenfor rammene av daglig drift på tjenestestedet  Slik skal hendelsen håndteres:

  • Tjenestestedene skal etablere egen kriseledelse og håndtere hendelsen innenfor eget ansvarsområde
  • Krisen skal håndteres av den som har det daglige lederansvaret Tjenesteleder har ansvar for å informere i egen organisasjon og oppover i linjen
  • Tjenesteleder skal fortløpende vurdere behov for bistand og eventuelt anmode om at nivå 2 etableres for å støtte håndteringen
  • Når ansvaret er delegert til en stedfortreder, har stedfortreder ansvar for håndteringen
  • I utgangspunktet dekkes utgifter relatert til hendelsen av tjenestestedet

 

 

   
En uønsket hendelse oppstår innen et tjenestested, men kan ikke håndteres der alene, eller hendelsen berører flere tjenestesteder innenfor kommunalsjefområdet Slik skal hendelsen håndteres:

  • Tjenesteleder skal håndtere krisen innenfor sitt ansvarsområde
  • Hele eller deler av kommunalsjefsområdets kriseledelse settes for å bistå i håndteringen av hendelsen
  • Kommunalsjef defineres som kriseleder og leder krisehåndteringen, og har det operative blikket.
  • Kommunalsjef kan bidra med ressurser og beslutter å iverksette tiltak innenfor eget ansvarsområde
  • Kommunalsjef har ansvar for informasjon innenfor egen organisasjon og oppover i linja, og kan anmode om bistand fra sentral kriseledelse

 

 

   
En uønsket hendelse kan ikke håndteres av kommunalsjefområdet alene, eller hendelsen berører flere tjenestesteder eller kommunalsjefområder i kommunen Slik skal hendelsen håndteres:

  • Når en alvorlig uønsket hendelse rammer hele eller store deler av organisasjonen, eller når hendelsen krever koordinering og sentral ledelse, beslutter kommunedirektøren å sette hele eller deler av kriseledelsen
  • Kommunedirektøren leder håndteringen av krisen, og har det strategiske blikket.
  • Informasjon og håndtering av krisen skal være forankret i kriseledelsen
  • Sentral kriseledelse skal koordinere informasjon, beslutninger og ressurser i kommunen, støtte tjenestene og bidra til normalisering

 

 

   
En uønsket hendelse utfordrer kommunens kriseledelse, og nasjonale føringer og lover styrer gjennomføringen av tiltak, avhengig av hendelsen Slik skal hendelsen håndteres:

  • Kommunedirektøren beslutter å sette kriseledelse
  • Nasjonale lover, føringer og retningslinjer styrer hvilke overordnede tiltak som skal iverksettes
  • Kommunen har ansvar for at nasjonale tiltak tilpasses organisasjonen

 

3.5 Kommunens kriseledelse

Kriseledelsen består av: kommunedirektør, ordfører, varaordfører, kommunaldirektør samfunn, kommunaldirektør organisasjon, styring og utvikling (OUS), HR-sjef, kommunikasjonssjef, kommuneoverlege og beredskapsansvarlig.

Beredskap - Figur 4

Oversikt over kommunens kriseledelse og distribusjonslister skal være ajourført i DSB-CIM. Kopi av kriseorganisasjonen foreligger på kommunens ansattportal.

Kriseledelsens hovedoppgaver

  • Innhente opplysninger om situasjonen
  • Støtte sektorenes håndtering, gjøre overordnede prioriteringer, ha det strategiske blikk og
  • beslutte iverksetting av tiltak
  • Fordele og omfordele ressurser og fagkompetanse.
  • Være bindeleddet til politi/nødetater, øvrige eksterne aktører og organisasjoner
  • Sørge for befolkningsvarsling
  • Gi informasjon til befolkningen og media
  • Orientere det politiske systemet
  • Orientere arbeidstakerorganisasjonene
  • Rapportere til nasjonalt nivå gjennom Statsforvalteren

3.6 Ansvarsfordeling i kriseledelsen

Ved en uønsket hendelse eller ved en katastrofe, og ved fare for et betydelig tap av omdømme, kan kommunedirektør beslutte at kriseledelsen eller deler av kriseledelsen samles.
I krisesituasjoner av større omfang har kommunedirektøren eller definert stedfortreder, i samråd med ordfører, fullmakt til å iverksette de kommunale tiltak som vurderes å være nødvendige for at kommunen skal kunne gjenopprette sine normale funksjoner og drift.

 

Funksjon Ansvar/oppgave
Kommunedirektør (eller den som til enhver tid ivaretar kommunedirektørens funksjon) leder og koordinerer kriseledelsen
  • Å innkaller hele eller deler av kriseledelsen avhengig av hendelse
  • Er kriseleder
  • Å innkalle til førstemøte for felles situasjonsforståelse
  • Å avklare hvilke tiltak som er iverksatt i forkant av førstemøte: førstemelding, varslet berørte tjenester; osv.
  • Å ta både akutte og strategiske beslutninger på bakgrunn av innhentet informasjon og situasjonsforståelse
  • Å prioritere fokusområder og bruk av ressurser, både menneskelige og materielt
  • Å omdisponere kommunalt personell og ressurser til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever.
  • Å stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter
  • Å pålegge overtids- og ekstraarbeid.
  • Å omdisponere kommunalt personell og ressurser
  • Å avklare hvem som «eier» hendelsen; kommunaldirektør, kommunalsjef og går i dialog om håndtering
  • Å beslutte om og iverksette tiltak for å forhindre skader på personer og materielle verdier
  • Å gi nødvendige fullmakter og delegasjoner på de ulike nivåene
  • Å forplikte kommunen økonomisk og foreta nødvendige budsjettilpasninger for å dekke nødvendige tiltak
  • Å ta beslutning om iverksettelse av kommunens planverk, plan for evakuerte/pårørendesenter, EPS og beslutter avvikling når situasjonen tilsier det.
  • Å gi rapport om situasjonen i kommunen til statsforvalteren
Ordfører
  • Har ansvar for kontakt med presse/media-innbyggere, befolkningen
  • Gir innspill
  • Har fullmakt til å forplikte kommunen økonomisk og foreta nødvendige budsjettilpasninger for å dekke nødvendige tiltak
  • Varaordførerer er stedfortreder for ordfører
Kommunaldirektør for samfunn
Kommunaldirektør for organisasjon, styring og utvikling (OSU)
  • Ivaretar delegerte oppgaver fra kommunedirektør/kriseleder
  • Den utpekte kommunaldirektør/kommunalsjef som "eier" hendelsen, styrer den faglige håndteringen i samråd med kriseleder (ha oversikt, koordinere og prioritere/styre ressurser).
  • Kontaktpunkt for kommunalsjef som «eier» hendelsen
  • Stedfortreder for kommunedirektøren
Kommuneoverlege
  • Har ansvar for medisinskfaglig oppføling
  • Mobiliserer medisinsk faglig kompetanse
  • Gir medisinsk faglig informasjon til forvaltning, legesentre, publikum og presse i samråd med kommunikasjonssjef
Kommunikasjonssjef
  • Legger ut førstemelding på kommunens nettsideUtarbeider og sender ut informasjon til befolkningen og media, tilrettelegging for media i samråd med kriseleder
  • Bistår ordfører ved presseuttalelser
  • Koordinerer informasjon til sentralbord, krisetelefonen og veiledningstorg
  • Etablerer kontakt med overordnet myndighet og andre etater for koordinering av informasjon, for eksempel politiet, nasjonale myndigheter
  • Etablerer pressesenter
HR-sjef
  • Innkaller ressurser med etterspurt kompetanse, og stedfortredere for kriseledelse med stab
  • Ivaretar bestilling av mat og drikke til kriseledelsen
  • Sørger for hvilerom, pauserom
  • Ivaretar HMS for involverte, stadfeste at AML, vernebestemmelse om arbeidstid, settes ut av kraft
  • Vurderer å involvere bedriftshelsetjenesten (BHT)
Beredskapsansvarlig
  • Registrerer hendelsen i DSB-CIM og sender ut førstemelding.
  • Innkaller kriseledelsen til førstemøte etter direktiv fra kommunedirektøren
  • Er rådgiver for kriseledelsen
  • Varsler og innkaller loggførere, EPS ledere, psykososialt kriseteam og annet personell som GIS, telefoni
  • Gir oppgaver, sender meldinger delegert fra kommunedirektøren
  • Sender rapporter til statsforvalteren
Loggførere
  •  Etablerer kriserommet sammen med beredskapsansvarlig
  • Førstemøte tavle
  • Fokustavler
  • Loggfører i DSB-CIM, ev. på veggtavle
  • Sender meldinger
  • Delegerer oppgaver via DSB-CIM-oppgaver
  • Bistår med rapport til statsforvalteren
Liaison i kriseledelsen (opprettes ved behov) En liaison er bindeledd mellom to eller flere organisasjoner, hvor et av hovedformålene er å forbedre informasjonsflyten mellom organisasjonene. Kriseledelsen kan anmode politiet om å opprette liaison til kriseledelsen for å ivareta koordinering av informasjon og kommunikasjon mellom skadestedsleder og kommunens kriseledelse. Kriseleder kan opprette liaison fra kommunen på skadested eller annet ønsket sted for å sikre informasjonsflyt.
Kommunalsjefer Operativt ansvarlig kommunalsjef utpeker en skadestedskontakt som "sin forlengede arm", dersom det ikke forefinnes en naturlig "eier av skadestedet/-objektet.
Kommunedirektøren innkaller ved behov aktuelle kommunalsjefer. Ivaretar delegerte oppgaver fra kommunedirektøren med særskilt fokus på eget ansvarsområde.

3.5. Kommunedirektørens beredskapsgruppe

Mellom hendelser og øvelser må det jobbes systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid for å skape tillit og forutsigbarhet knyttet til håndtering når en hendelse oppstår. Det må sikres at beredskapsarbeidet og prinsipper for håndtering av hendelser kommuniseres ut til hele organisasjonen. Dette må være en del av tjenestenes årshjul for å sikre kontinuitet, og at alle i organisasjonen er kjent med sitt planverk. For å sikre at dette arbeidet ivaretas har kommunedirektøren opprettet kommunedirektørens beredskapsgruppe.

Mandat:

Kommunedirektørens beredskapsgruppe har et overordnet ansvar for å sikre at systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid er ivaretatt i hele organisasjonen, utvikle kommunens system og struktur for ROS analyser, beredskapsplaner, tiltakskort, varslingslinjer, opplæring og øvelser.

Gruppen skal være bindeledd mellom overordnet beredskapsarbeid og kommunalsjefenes- og tjenesteledernes beredskapsgrupper, sikre implementering av overordnede føringer.
Kommunedirektørens beredskapsgruppe skal ivareta følgende oppgaver:

  • ROS analysene
  •  Planverk / struktur - helhet
  • Bruk av CIM og videreutvikling av dette
  • Planlegge og gjennomføre øvelser
  • Veiledning i bruk av ROS analyser
  • Opplæringstiltak div.
  • Samvirke mellom de ulike tjenestene

Det gjennomføres månedlige arbeidsmøter

Sammensetnig

Beredskapsansvarlig leder kommunedirektørens beredskapsgrupp. Gruppen består av følgende representanter fra følgende kommunalsjefsområder:

  • Miljøtekniske tjenester
  • Oppvekst skole
  • Oppvekst barnehage
  • Helse og sosial
  • Pleie og omsorg
  • DigIT
  • Kommunikasjonsenheten
  • Eiendom
  • Kommuneoverlege
  • HR

3.6 Stedfortrederfunksjonen

Ansvar og ledelse skal være sikret til enhver tid, også ved ferie, sykdom og permisjoner.

I leders fravær skal det alltid være en stedfortreder med beslutningsmyndighet, som skal kunne overta lederfunksjonene i beredskapssituasjoner.

Stedfortreder skal ha ansvar og delegert alle fullmakter som følger stillingen. Stedfortrederfunksjonens varighet defineres av leder.
Den som innehar en stedfortreder funksjon må kjenne til overordnede og lokale beredskapsplaner. Det skal alltid stå hvem som er stedfortreder for gitt periode, med navn, telefonnummer og e-post i Outlook.

På Teams skal oppdatert ferieoversikt og hvem som er stedfortreder med telefonnummer og epostadresse ligge. Ferieoversikten skal også foreligge i papirformat lokalt. Ferieoversikt for kommunalsjefsnivå, overgripende tjenester og kriseledelse skal også foreligge i DSB-CIM.

3.7 Lokalisering

Lokaler som er tilrettelagt og kan benyttes til følgende formål:

 

For hvem Lokaler
Kriseledelsen 1) Rådhuset, 2.etasje, møterom A223 og tilstøtende møterom
2) Rud, Olav Ingstadsvei 2, bygg D
Pressesenter 1) Rådhuset, 1.etasje, Foajeen
2) Ved alternativ plassering av kriseledelsen etableres arbeidsmuligheter for pressen der.
Informasjonssenter for publikum Veiledningstorget i Eyvind Lyches vei 10, Sandvika
Krisetelefoni Eyvind Lyches vei 10, Veiledningstorget