Ved mer prioritert og helhetlig arbeid med OSU-oppgaver vil vi i større grad kunne se sammenheng​er, og bidra til å avdekke tjenestenes og brukernes faktiske behov og mulige gevinster.

Hva mener vi med ordene?

  • Portefølje: samlebetegnelse på mengden av saker eller oppgaver. Skolesjefens portefølje er barneskolene, ungdomsskolene og PPT. Kommunaldirektøren for Organisasjon, styring og organisasjon sin portefølje er HR, Eiendom, DigIT, Kommunikasjonsenheten, Strategi & utvikling og Virksomhetsstyring & økonomi.
  • Porteføljestyring: En systematisert oversikt over oppgaverprosjekter og programmer gir dette grunnlag for en porteføljeplan som er et godt beslutningsunderlag for å foreta tverrgående prioriteringer og samordning.

Arbeidsgruppen har startet arbeidet med å definere utfordringer:

  • Manglende samhandling og helhetstenkning. Det er mange eksempler på silotenking og at man kun tenker på eget område når man beslutter.
  • Manglende kapasitet og smidighet​
  • Ulike porteføljer og utviklingsaktiviteter styres ut fra ulike mål og strategier, dette gir manglende felles målstyring og utfordringer med helhetlig prioritering​
  • Ulik tilnærming til prosjekter avhengig av portefølje – prioriteringer og gjennomføringsform påvirkes av hvorvidt dette er i DigIT, HR, Økonomi eller SU​
  • Mangler gevinst/effekt vurdering som underlag for prioritering
  • Manglende kompetanse på prosjekt, utvikling, organisasjon, strategisk tilnærming  ​

Eksempel

Ett eksempel som illustrerer behovet for bedre prioritering og portefjøljestyring:

Haug skole opplevde utfordringer på mange områder, og hadde behov for organisasjonsutvikling, lederutvikling, digitaliseringselementer, byggutvikling etc​. Behovene kom om ulike bestillinger til forskjellige områder innen OSU - Strategi & utvikling, Eiendom og DigIT fikk hver sin bestilling.

Vi ønsker å samle kreftene fra OSU mot en slik utfordring – hvis vi hadde behandlet bestillingene på tvers. Med mer samlet OSU-vurdering av oppgavene vil vi i større grad kunne se sammenheng​er, og bidra til å avdekke de faktiske behovene og mulige gevinster for tjenestene, sier fungerende DigIT-direktør Geir Alexander Talset.

Arbeidsgruppen består av:

Geir Alexander Talseth og Annichen Sandborg (DigIT), Kristin Fagerhaug og Kjersti Lysne Sanden (Eiendom), Stein Erik Skilhagen og Karen Aarhus (Strategi & utvikling) og Ove Myrvåg (Virksomhetsstyring & økonomi).